Những quy định mới về hóa đơn điện tử có hiệu lực từ ngày 1/6/2025
Từ ngày 1/6/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ chính thức được điều chỉnh theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ.
Theo đó, những quy định mới này tác động trực tiếp đến các doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh, đặc biệt là những đối tượng có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên. Việc nắm bắt và triển khai đúng các quy định mới là yếu tố then chốt nhằm bảo đảm tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kê khai và nộp thuế.
Mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Một trong những thay đổi quan trọng là việc mở rộng đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng mỗi năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền, đồng thời có kết nối truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.
Ngoài ra, các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng, khách sạn, đơn vị vận tải hành khách… cũng bắt buộc triển khai hình thức này. Đáng chú ý, các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh nền tảng số hoặc dịch vụ xuyên biên giới được phép đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.
Bổ sung và phân loại rõ các loại hóa đơn
Nghị định mới đã bổ sung loại hình hóa đơn thương mại điện tử bên cạnh các loại hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng truyền thống vốn đã quen thuộc trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời, hóa đơn điện tử kiêm tờ khai hoàn thuế cũng sẽ được triển khai theo hướng dẫn riêng từ Bộ Tài chính.
Việc phân loại rõ ràng các loại hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn loại phù hợp, đồng thời tăng cường tính minh bạch và nhất quán trong các giao dịch tài chính.
Điều chỉnh quy định về thời điểm lập hóa đơn
Nội dung đáng chú ý tiếp theo là sự điều chỉnh trong quy định về thời điểm lập hóa đơn.
Theo đó, đối với các dịch vụ cung cấp cho cá nhân, tổ chức nước ngoài, thời điểm lập hóa đơn được xác định giống như với dịch vụ trong nước, tức là tại thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào thời điểm đã thu tiền hay chưa.
Ngoài ra, Nghị định cũng bổ sung quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn cho các ngành nghề đặc thù như xổ số, bảo hiểm, casino, trò chơi điện tử có thưởng, đại lý đổi ngoại tệ, cho vay, và dịch vụ y tế.
Đáng lưu ý, quy định cho phép lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng sẽ bị bãi bỏ đối với một số dịch vụ như ngân hàng, bảo hiểm, hoặc chuyển tiền qua ví điện tử, nhằm nâng cao tính chính xác và kịp thời trong quản lý thuế.
Quy định mới về nội dung hóa đơn điện tử
Các nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử cũng được điều chỉnh rõ ràng hơn. Cụ thể, hóa đơn phải bổ sung số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị ngân sách của người mua.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như mua xăng dầu, chơi casino, hoặc trò chơi điện tử có thưởng đối với khách hàng là cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp được phép không ghi thông tin người mua trên hóa đơn.
Ngoài ra, đối với các dịch vụ được tính theo kỳ như điện, nước, viễn thông, truyền hình, ngân hàng, bảo hiểm, công nghệ thông tin, chứng khoán, hoặc khám chữa bệnh, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn theo kỳ quy ước đã thỏa thuận với khách hàng.
Điều chỉnh quy trình xử lý hóa đơn sai sót
Nghị định 70/2025/NĐ-CP bãi bỏ quy định về việc hủy hóa đơn sai, thay vào đó yêu cầu người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để phản ánh chính xác nội dung phát sinh. Đặc biệt, trường hợp có nhiều hóa đơn lập sai trong cùng tháng và cùng một người mua, doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn điều chỉnh chung để xử lý toàn bộ sai sót.
Trường hợp hóa đơn sai được cơ quan thuế phát hiện, người bán có nghĩa vụ rà soát và điều chỉnh theo thông báo của cơ quan thuế, nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu kê khai.
Mở rộng các trường hợp được cấp hóa đơn từng lần phát sinh
Nghị định mới cũng mở rộng phạm vi các trường hợp được phép cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh. Điều này áp dụng cho doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể hoặc phá sản nhưng vẫn tiếp tục kinh doanh dưới sự giám sát của tòa án, cũng như các doanh nghiệp và hộ kinh doanh đang trong giai đoạn giải trình hoặc bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Việc kê khai và nộp thuế đối với các hóa đơn này vẫn phải tuân thủ đúng quy định hiện hành của Luật Quản lý thuế.
Quy định cụ thể về định dạng và nội dung hóa đơn từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền bắt buộc phải có đầy đủ các thông tin: tên người bán, mã số thuế, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thời điểm lập hóa đơn, mã cơ quan thuế hoặc mã QR để người mua dễ dàng tra cứu.
Hóa đơn có thể được gửi đến người mua thông qua các phương thức điện tử như SMS, email, đường dẫn hoặc mã QR. Đặc biệt, các nội dung trên hóa đơn cần thể hiện rõ phần giá chưa thuế, thuế suất và số tiền thuế giá trị gia tăng nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.
Bổ sung quy định về chứng từ điện tử
Nội dung cuối cùng đáng chú ý là việc bổ sung quy định liên quan đến chứng từ điện tử, đặc biệt là chứng từ khấu trừ thuế áp dụng cho các hoạt động thương mại điện tử và kinh doanh nền tảng số. Theo đó, thời điểm lập và ký chứng từ phải được thực hiện tại thời điểm thu hoặc khấu trừ các khoản thuế, phí, lệ phí.
Ngoài ra, quy trình xử lý sai sót của chứng từ điện tử sẽ áp dụng tương tự như đối với hóa đơn điện tử, nhằm bảo đảm tính thống nhất và đồng bộ trong hệ thống quản lý chứng từ kế toán - thuế.