Bộ Nội vụ đề xuất quản lý cán bộ, công chức bằng hồ sơ điện tử gắn mã định danh
Bộ Nội vụ đang tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo Nghị định về cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan nhà nước, với điểm nhấn là mỗi cán bộ, công chức, viên chức sẽ có một hồ sơ điện tử duy nhất gắn mã định danh cá nhân, được quản lý thống nhất và xuyên suốt trong toàn bộ quá trình công tác.
Theo dự thảo, cơ sở dữ liệu quốc gia sẽ là nền tảng tập trung, tích hợp toàn bộ dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức và người lao động, cùng với dữ liệu hồ sơ điện tử. Hệ thống này được thiết kế để đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và khả năng chia sẻ dữ liệu giữa các bộ, ngành, địa phương, phục vụ công tác quản lý nhân sự nhà nước trong kỷ nguyên số.
Dự thảo nghị định cũng nêu rõ việc phân loại dữ liệu, trong đó xác định dữ liệu chủ là những thông tin được quản lý tập trung ở cấp quốc gia và dữ liệu tham chiếu do các cơ quan chuyên trách quản lý, phục vụ cho việc kết nối, khai thác và chia sẻ thông tin liên thông giữa các hệ thống của Chính phủ.
Một chương riêng trong dự thảo được dành cho quy định về hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức, bao gồm các nội dung về cấu trúc hồ sơ, yêu cầu kỹ thuật, quy trình quản lý, tạo lập, sử dụng, cập nhật và lưu trữ trên môi trường số.
Theo Bộ Nội vụ, hồ sơ điện tử sẽ gồm sơ yếu lý lịch điện tử cùng các thành phần hồ sơ được số hóa từ hồ sơ giấy, bảo đảm đồng bộ giữa hai hình thức. Mỗi hồ sơ được gắn mã định danh duy nhất, thống nhất với mã sơ yếu lý lịch, nhằm phục vụ quản lý xuyên suốt trong suốt quá trình công tác. Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy, khi được ký xác nhận bằng chữ ký số chuyên dùng theo quy định.
Dự thảo cũng cho phép chuyển đổi linh hoạt giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy, để đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ hoặc sử dụng trong các trường hợp đặc thù của công tác cán bộ.
Việc tạo lập và cập nhật hồ sơ điện tử sẽ được thực hiện trên nền tảng quản lý điện tử của các cơ quan nhà nước hoặc trên hệ thống quản lý cán bộ, công chức, viên chức quốc gia. Mỗi cá nhân chỉ được khởi tạo một hồ sơ duy nhất, gắn mã định danh để sử dụng thống nhất trong toàn bộ thời gian công tác.
Hồ sơ điện tử sẽ được khởi tạo ngay khi cán bộ, công chức, viên chức được tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc bầu cử, gắn liền với quy trình tuyển dụng điện tử hoặc được cơ quan quản lý nhân sự trực tiếp tạo lập.
Dự thảo cũng quy định trách nhiệm và nghĩa vụ cập nhật thông tin. Theo đó, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm khởi tạo, xác thực và phê duyệt hồ sơ điện tử bằng chữ ký số trước khi đồng bộ lên cơ sở dữ liệu quốc gia. Bên cạnh đó, mỗi cán bộ, công chức, viên chức có nghĩa vụ chủ động cập nhật thông tin cá nhân và dữ liệu liên quan đến quá trình công tác của mình.
Dữ liệu sẽ được cập nhật trên các nền tảng quản lý điện tử của cơ quan hoặc trên hệ thống quản lý cán bộ, công chức, viên chức quốc gia, bảo đảm kết nối thông suốt, minh bạch và an toàn thông tin.
Việc triển khai cơ sở dữ liệu quốc gia này được kỳ vọng sẽ tăng cường hiệu quả quản lý nhân sự nhà nước, giảm thủ tục hành chính, đồng thời là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số và xây dựng Chính phủ điện tử.