Từ ngày 1/7, bắt buộc chụp ảnh, có thể quay phim khi ký văn bản công chứng
Theo quy định mới của Luật Công chứng năm 2024, chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, người dân khi thực hiện thủ tục công chứng sẽ phải chụp ảnh tại thời điểm ký văn bản, dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Đây là một trong những điểm mới nổi bật nhằm tăng cường tính minh bạch, chính xác và khả năng kiểm chứng trong hoạt động công chứng.
Cụ thể, khoản 1 Điều 50 của Luật Công chứng năm 2024 quy định rõ: người yêu cầu công chứng, người làm chứng và người phiên dịch phải ký vào từng trang của văn bản giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.
Hoạt động ký kết này bắt buộc phải được ghi nhận bằng hình ảnh và lưu trữ như một phần trong hồ sơ công chứng. Riêng đối với văn bản công chứng điện tử, việc ký kết sẽ thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của Chính phủ, đảm bảo phù hợp với môi trường số và an toàn pháp lý.
Tuy nhiên, pháp luật cũng có quy định ngoại lệ tại khoản 2 cùng điều luật trên, theo đó, các trường hợp không bắt buộc chụp ảnh bao gồm người đại diện có thẩm quyền ký kết các giao dịch thay mặt tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã... nếu đã đăng ký mẫu chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng.
Trong những trường hợp này, cá nhân được phép ký trước vào văn bản giao dịch. Sau đó, công chứng viên sẽ thực hiện việc công chứng trên cơ sở đối chiếu chữ ký thực tế với mẫu đã đăng ký trước đó.
Chi tiết kỹ thuật đối với ảnh chụp tại thời điểm ký văn bản công chứng được quy định cụ thể tại Điều 46 Nghị định số 104/2025 của Chính phủ, hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.
Theo đó, ảnh chụp phải đảm bảo ba tiêu chí bắt buộc. Thứ nhất, hình ảnh phải nhận diện rõ ràng người ký văn bản và công chứng viên có mặt trực tiếp chứng kiến. Thứ hai, chất lượng ảnh phải rõ nét, trung thực, không bị mờ, không bị chỉnh sửa, cắt ghép hoặc thay đổi bối cảnh. Và thứ ba, ảnh có thể in màu hoặc đen trắng trên khổ giấy A4; nếu sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu phải đạt 13cm x 18cm.
Trong trường hợp nhiều người cùng tham gia ký kết tại cùng thời điểm và cùng địa điểm, có thể lựa chọn chụp ảnh riêng từng người với công chứng viên, hoặc chụp ảnh chung tất cả người ký trong cùng một khung hình, với sự hiện diện của công chứng viên.
Nếu các bên ký kết văn bản tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau, thì mỗi người đều phải được chụp ảnh riêng lẻ tại thời điểm ký và có mặt công chứng viên chứng kiến.
Các hình ảnh thu thập trong quá trình công chứng sẽ được lưu giữ như một thành phần bắt buộc của hồ sơ công chứng, và chỉ được khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu công chứng.
Đáng chú ý, trong trường hợp các bên tham gia hoặc công chứng viên xét thấy cần thiết, toàn bộ quá trình ký văn bản công chứng cũng có thể được quay phim. Tư liệu hình ảnh dạng video này cũng được xem là một phần của hồ sơ và tuân thủ các quy định lưu trữ tương tự như đối với ảnh chụp.
Với quy định mới này, công tác công chứng tại Việt Nam được kỳ vọng sẽ đạt mức độ chuyên nghiệp cao hơn, minh bạch và có khả năng truy cứu xác thực tốt hơn, đặc biệt trong bối cảnh các giao dịch dân sự, thương mại ngày càng phức tạp và có giá trị lớn.