Dịch vụ tư vấn kinh doanh: Cờ ngoài, bài trong?

Mặc dù được xem là một khoản đầu tư cần thiết, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng trả tiền cho dịch vụ tư vấn kinh doanh.

Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn vào các mục đích khác nhau, nhưng đều có điểm chung là tìm kiếm các cơ hội đầu tư, tăng lợi nhuận và tăng năng suất tại doanh nghiệp.

Ông Đặng Văn Sơn - Tổng Giám đốc Công ty Quảng cáo Phước Sơn (TP.HCM) cho biết, nhờ thuê tư vấn mà ông đã xoay chuyển doanh nghiệp theo hướng tích cực trong giai đoạn lĩnh vực quảng cáo gặp rất nhiều khó khăn.

Ông Sơn cũng cho biết, ông dùng dịch vụ tư vấn vì người trong nội bộ công ty khó thấy những bất cập của bộ máy, những rủi ro tiềm ẩn của doanh nghiệp bằng nhà tư vấn bên ngoài. Với cái nhìn khách quan và bằng năng lực chuyên môn, nhà tư vấn thường xác định đúng vấn đề mà doanh nghiệp cần, như định hướng hay cơ cấu lại kế hoạch sản xuất, kinh doanh. Nhà tư vấn thường phát hiện được những "điểm mờ", những "góc khuất" của doanh nghiệp mà thông thường người trong cuộc có thể không thấy.

Hiểu được tầm quan trọng của tư vấn, Công ty Phước Sơn đã sử dụng dịch vụ tư vấn ISO 2001 phiên bản 2008 cho quản trị tổng thể và quản trị nguồn nhân lực. Nếu như trước đây Phước Sơn quản trị theo cảm tính, nhân viên có thể làm theo cảm nhận riêng thì khi sử dụng ISO, buộc mọi thứ phải tuân theo quy trình.

Lúc đầu, cán bộ - công nhân viên của Phước Sơn cảm thấy khó chịu vì phải áp dụng chuẩn mực trong mọi việc, nhưng dần dần họ nhận ra cách làm việc khoa học, chuẩn hóa các quy trình hoạt động đã mang về nhiều lợi ích cho công ty cũng như chính bản thân họ.

Theo ông Sơn, nhờ sử dụng dịch vụ tư vấn quản trị mà doanh nghiệp ông có sự thay đổi rõ rệt, hiệu suất công việc tăng từ 10-20% đối với từng bộ phận và chi phí giảm xuống tương ứng.

Ông Sơn cho biết, sau khi được tư vấn với những mô hình quản trị cụ thể, giờ đây ông đã rảnh tay hơn nhiều vì chỉ quản lý tổng thể. Chẳng hạn, chỉ cần nhìn vào sơ đồ quản lý là biết được tiến độ công việc của các dự án đến đâu, trên cơ sở đó có những điều chỉnh cho hợp lý mà không cần phải can thiệp vào công việc sự vụ hay chạy theo từng người để kiểm tra.

Còn với ông Phùng Khôi Phục - Phó Tổng giám đốc Tổng công ty Công nghiệp Thực phẩm Đồng Nai (DOFICO) thì sử dụng dịch vụ tư vấn luôn là một khoản đầu tư cần thiết. Là doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các dự án lớn, để phòng ngừa rủi ro có khả năng xảy ra, DOFICO thường sử dụng các dịch vụ tư vấn pháp lý cho việc soạn thảo hợp đồng, đàm phán, giải quyết tranh chấp…Cụ thể, khi đàm phán với đối tác nước ngoài, công ty tư vấn là cánh tay nối dài của DOFICO vì họ có đội ngũ chuyên gia am hiểu tập quán, luật pháp của nước sở tại, từ đó việc đàm phán không mất nhiều thời gian và dễ đi đến thành công.

Rào cản

Với vai trò là nhà tư vấn chiến lược nhiều kinh nghiệm, ông Đỗ Thanh Năm - Giám đốc Công ty Tư vấn và Hỗ trợ chiến lược Win-Win, cho rằng: hiện cả bên tư vấn lẫn doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn đang có những khoảng cách nhất định, khiến họ khó tìm được tiếng nói chung. Theo cách nhìn của ông Năm, sản phẩm tư vấn là vô hình, khó đo lường được kết quả ngay. Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp lại muốn có hiệu quả tức thì, chính vì thế mà doanh nghiệp thường hạn chế việc thuê tư vấn. Ngoài ra, nhiều hội đồng quản trị doanh nghiệp dị ứng với việc thuê tư vấn bên ngoài vì sợ ảnh hưởng đến địa vị và quyền lợi của các thành viên.

Có khi lãnh đạo doanh nghiệp muốn thuê tư vấn giúp xử lý những vấn đề trước mắt hay xây dựng kế hoạch kinh doanh lâu dài, nhưng lại thiếu quyết tâm hoặc không tin tưởng vào sự định hướng chiến lược mà bên tư vấn đặt ra. Theo kinh nghiệm của ông Năm, trước khi sử dụng dịch vụ tư vấn, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ đối tác, trực tiếp đến văn phòng tiếp xúc với chuyên gia tư vấn, tham khảo ý kiến của những doanh nghiệp đã từng thuê tư vấn để có sự đánh giá chính xác về chất lượng dịch vụ của nhà tư vấn. Nhà tư vấn phải đủ "tâm" và đủ "tầm" thì những ý kiến tư vấn của họ mới được coi là "lời vàng, ý ngọc" đối với doanh nghiệp, từ đó nhà tư vấn mới có thể đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.

Không cần tư vấn vẫn khỏe

Dịch vụ tư vấn không phải là "cây đũa thần" có thể biến ngay doanh nghiệp nhỏ thành lớn, hay từ yếu thành mạnh. Chính doanh nghiệp phải đóng vai trò chính trong việc tổ chức sản xuất - kinh doanh sao cho hiệu quả nhất, thay vì dựa hết vào nhà tư vấn. Nếu như cốt lõi của tư vấn thành công là kinh nghiệm và sự sáng tạo thì bản thân doanh nghiệp cũng cần có những tố chất đó để có thể thành công trên thương trường. Công ty TNHH Minh Long 1 là một ví dụ.

Từ một doanh nghiệp gia đình, Minh Long đã dần lớn mạnh và chinh phục thành công thị trường gốm sứ ở nhiều nước. Điều này có được là do sự tìm tòi, sáng tạo không ngừng của người lãnh đạo doanh nghiệp - ông Lý Ngọc Minh. Ông Minh đi khảo sát thiết bị ở một số nước có công nghệ sản xuất gốm sứ tiên tiến như Hoa Kỳ, Nhật Bản… để học hỏi kinh nghiệm. Sau đó, ông chọn một số thiết bị tối tân nhất ở các quốc gia này để đầu tư. Ông còn ứng dụng thành công công nghệ nano trong men, tạo mặt men có lớp phủ kín để dầu mỡ và chất bẩn không bám dính, chỉ cần rửa nước thường cũng sạch. Nhờ vậy, năm 2012, dù kinh tế khó khăn Minh Long 1 vẫn sản xuất được khoảng 20 triệu sản phẩm, tăng 30% so với năm 2011 và dù phải gồng mình giữ giá thành, tổng doanh thu vẫn tăng 20%, chủ yếu nhờ xuất khẩu.

Theo ông Đỗ Thanh Năm, nếu doanh nghiệp không đủ nguồn lực tài chính để thuê tư vấn hỗ trợ phát triển thì có thể áp dụng một số cách để ổn định sản xuất, kinh doanh, tránh được rủi ro. Quan trọng là doanh nghiệp phải đánh giá đúng thị trường, khách hàng và hiểu rõ chính bản thân mình, luôn có động lực để thay đổi và phát triển.
Tùy theo nhu cầu, những doanh nghiệp có cùng một đối tượng khách hàng cũng có thể bắt tay nhau để sử dụng chung dịch vụ tư vấn, bàn cách giảm chi phí bằng cách cùng tiếp thị, vận chuyển, bán hàng… Doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến hình thức thuê ngoài, để hạn chế việc đầu tư nhiều vào tài sản cố định, chuyển chi phí cố định thành chi phí biến đổi, giảm chi phí cố định trên một đơn vị sản phẩm.