21 nguyên tắc để hoàn thành công việc hiệu quả

Cuốn Eat That Frog - 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time của tác giả Brian Tracy dịch sát nghĩa là Ăn ngay con ếch đó – 21 nguyên tắc tránh trì hoãn và hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn nhất.

Đúng như tựa đề, cuốn sách cung cấp 21 nguyên tắc giúp chúng ta có động lực xử lý những công việc khó khăn nhất, cũng như có khả năng làm được nhiều hơn trong quỹ thời gian luôn hạn hẹp của mình.

Brian Tracy là Chủ tịch Công ty Brian Tracy International và là một diễn giả tạo động lực nổi tiếng tại Mỹ và thế giới.

Ông là tác giả của các cuốn Nhận lương cao hơn và được thăng tiến nhanh hơn, Tối đa hóa thành tựu, Làm thế nào để bắt đầu và thành công trong kinh doanh riêng, và nhiều cuốn sách bán chạy khác.

Tóm tắt nội dung cuốn Eat That Frog - 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time:

Nếu việc cần làm của chúng ta vào mỗi buổi sáng là ăn một con ếch sống – điều kinh khủng nhất – thì chúng ta không nên trì hoãn mà hãy thực hiện ngay để được hưởng trọn vẹn một ngày thoải mái với ý nghĩa rằng điều không mong muốn kia đã được thực hiện.

Như thế sẽ tốt hơn là chúng ta cứ để nó ảnh hưởng cả một ngày còn lại của chúng ta.

Con ếch xấu xí, kinh khủng đó tượng trưng cho những nhiệm vụ quan trọng nhất mà mỗi chúng ta phải ưu tiên thực hiện trong kế hoạch làm việc của mình.

Lẩn tránh những công việc trọng yếu, chúng ta sẽ không bao giờ đạt được thành công như mong đợi.

21 nguyên tắc sau sẽ giúp chúng ta làm được nhiều việc nhưng với ít thời gian hơn.

Nguyên tắc số 1: Xác định mục tiêu

Chúng ta phải làm rõ với chính bản thân mình về những mục tiêu quan trọng cần đạt được. Khi biết rõ điều mình mong muốn và nắm được phương pháp để đạt mục tiêu, chúng ta sẽ thắng được tâm lý ngần ngại và trì hoãn những công việc cần làm.

Ngay từ bây giờ chúng ta hãy viết ra giấy những mục tiêu cần đạt được bằng cách áp dụng 7 bước đơn giản sau:

1/ Quyết định chính xác những mục tiêu.
2/ Viết ra giấy những mục tiêu và kế hoạch.
3/ Ấn định thời hạn chót để hoàn thành các mục tiêu.
4/ Liệt kê tất cả những việc cần làm để đạt được những mục tiêu đề ra.
5/ Chuyển những việc cần làm thành các kế hoạch hành động cụ thể.
6/ Thật sự hành động, thực hiện những việc trong kế hoạch hành động.
7/ Tự cam kết mỗi ngày hoàn thành một phần nhiệm vụ và tiến gần hơn đến mục tiêu.

Nguyên tắc số 2: Lập kế hoạch làm việc

Rõ ràng, hành động tốt hơn sự trì hoãn, thế nhưng hành động không có kế hoạch sẽ dẫn đến thất bại. Do đó chúng ta phải lập kế hoạch làm việc: tổng quát, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày.

Chúng ta phải phân tích một công việc lớn thành nhiều phần chi tiết, sắp xếp thứ tự ưu tiên, và xác định thời hạn cụ thể.

Thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày là vào buổi tối. Khi ấy, tiềm thức của chúng ta sẽ phác thảo các phương hướng thực hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó.

Chúng ta cần ghi nhớ nguyên tắc 10/90, tức là dành 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trước khi bắt tay vào thực hiện giúp chúng ta sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn.

Nguyên tắc số 3: Vận dụng quy tắc Pareto 80/20

Chúng ta hãy vận dụng quy tắc 80/20 – bất cứ việc gì cũng đều được cấu thành từ 20% thiểu số nhưng quan trọng và 80% đa số nhưng ít quan trọng hơn.

Bằng cách phân tích để xác định những nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu chiếm 10-20% nhưng có thể đóng góp đến 80-90% thành quả.

Chúng ta phải tập trung tối đa thời gian, công sức vào những nhiệm vụ trọng yếu này. Dù chúng có khó khăn đến đâu, chúng ta cũng phải sẵn sàng đương đầu với chúng – giống như chúng ta sẵn sàng tinh thần để nuốt trọn con ếch vào mỗi buổi sáng vậy.

Nguyên tắc số 4: Tiên đoán hậu quả để xác định việc quan trọng

Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán, xác định được mức độ quan trọng của một hành động hay một nhiệm vụ.

Một tầm nhìn chiến lược dài hạn sẽ nâng cao hiệu quả của những quyết định ngắn hạn.

Diễn giả Denis Waitley nói rằng “Kẻ thất bại hành động để làm dịu đi sức ép công việc hiện tại. Còn người thành công hành động cho mục tiêu dài hạn”.

Nguyên tắc số 5: Sử dụng phương pháp ABCDE để hoạch định công việc

Phương pháp ABCDE là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên:

A là những công việc quan trọng phải thực hiện nếu không muốn gánh chịu những hậu quả đáng tiếc. Đây là những con ếch mà bạn phải “ăn” từng ngày. Nếu có nhiều công việc loại A, chúng ta đặt tên chúng là A-1, A-2, A-3 để phân loại tầm quan trọng của chúng.

B là những việc nên làm, tuy nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi ích tương đối. Đừng bao giờ bắt tay vào một việc B khi vẫn còn một việc A nào đó.

C là những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại hiệu quả, khác biệt gì lớn.

D là những việc mà chúng ta có thể giao phó. Nhưng phải giao phó cho đúng người.

E là những công việc có thể gạt bỏ. Chúng ta không bao giờ bận tâm, tốn thời gian cho những việc E này.

Nguyên tắc số 6: Tập trung vào các lĩnh vực trọng yếu

Tất cả mọi nghề nghiệp, công việc đều có những lĩnh vực trọng yếu. Ví dụ, công việc trọng yếu của một viên chức quản lý là lập kế hoạch, sắp xếp tổ chức nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, giám sát hoạt động, đánh giá kết quả và lập báo cáo.

Công việc của một nhân viên bán hàng gồm có: xác định khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng, xây dựng mối quan hệ và sự tin tưởng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, giới thiệu thuyết phục sản phẩm hay dịch vụ, giải đáp thắc mắc, phục vụ khách hàng…

Tư đánh giá bản thân trong từng lĩnh vực trọng yếu và chú ý đặc biệt đến lĩnh vực mà chúng ta còn yếu kém và nỗ lực để khắc phục những điểm yếu đó. Làm tốt các lĩnh vực trọng yếu, chúng ta sẽ tạo ra kết quả vượt trội.

Nguyên tắc số 7: Tập trung tạo hiệu quả

Luật tập trung hiệu quả: “Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc, nhưng chúng ta luôn đủ thời gian để làm việc quan trọng nhất”.

Trả lời 3 câu hỏi sau: “Hoạt động nào của tôi có giá trị nhất?”, “Công việc nào chỉ tôi và một mình tôi thực hiện và hoàn thành xuất sắc để thực sự tạo ra một sự khác biệt?”, “Công việc nào tốt nhất cho thời gian của tôi?”, chúng ta sẽ xác lập được trình tự ưu tiên cho những công việc có giá trị nhất mà chúng ta cần tập trung vào để hoàn thành.

Brian Tracy

Nguyên tắc số 8: Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu

Để vượt qua trạng thái chần chừ, ngần ngại để đạt hiệu quả cao, chúng ta cần phải chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng cho công việc trước khi bắt đầu. Khi đã chuẩn bị sẵn sàng, chúng ta như súng đã lên nòng, hay cung đã gương tên, chỉ cần một lực đẩy nhỏ, chúng ta sẽ lập tức khởi động nhiệm vụ quan trọng của mình.

Hãy dọn dẹp bàn làm việc, không gian phòng làm việc, chuẩn bị đầy đủ mọi “vật liệu” cho công việc của mình, ngồi vào bàn và bắt đầu cho đến khi công việc hoàn tất.

Nguyên tắc số 9: Luôn sẵn sàng bằng cách học hỏi và hoàn thiện kỹ năng

Nguyên nhân khiến chúng ta trì hoãn những công việc trọng yếu chính là cảm giác không tương xứng, thiếu tự tin, hay không đủ năng lực để có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc.

Vì thế chúng ta phải không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức, sự hiểu biết và không ngừng rèn luyện kỹ năng.

Khi học nhiều, hiểu nhiều, kỹ năng được nâng cao, chúng ta sẽ cảm thấy tự tin hơn, làm việc say mê hơn và đạt được nhiều thành quả hơn.

Nguyên tắc số 10: Phát triển và tận dụng những tài năng đặc biệt của mình

Hãy xác định đâu là lĩnh vực đặc biệt, tài năng vượt trội của bản thân. Phát triển và sử dụng những kiến thức và kỹ năng đặc biệt này vào công việc, chúng ta sẽ tạo ra những kết quả đặc biệt.

Hãy luôn tự hỏi bản thân mình: “Tôi thật sự giỏi lĩnh vực nào?”, “Điều gì giúp tôi thành công trong quá khứ?”, “Tôi thích làm điều gì nhất?”, “Nếu để tôi chọn, tôi sẽ chọn công việc gì?”.

Chúng ta hãy tập trung năng lực đặc biệt của mình vào những việc mà chúng ta có thể làm tốt nhất.

Nguyên tắc số 11: Xác định những trở ngại chính yếu

Sẽ luôn có những khó khăn, trở ngại trên đường đi đến mục tiêu. Hãy tự hỏi và trả lời những câu hỏi: “Điều gì đang kìm hãm sự thành công của mình?”, “Điều gì làm giảm tốc độ phát triển?”, “Điều gì làm chúng ta còn chần chừ, ngại ngần?”, “Tại sao chúng ta vẫn chưa đạt mục tiêu đã đề ra?” để tìm ra những yếu tố trở ngại.

Thông thường, 80% các yếu tố trở ngại là nội tại, và 20% là ngoại tại, khách quan. Tháo gỡ, cải thiện các yếu tố cản trở này sẽ giúp chúng ta về đích, đạt mục tiêu trong thời gian sớm hơn.

Nguyên tắc số 12: Thực hiện công việc theo từng bước

Để thực hiện những công việc lớn, những mục tiêu cao, chúng ta hãy chia những công việc lớn này thành nhiều bước nhỏ, và lên kế hoạch để thực hiện từng bước. Lần lượt hoàn thành từng bước nhỏ này, chúng ta sẽ đạt được công việc ớn, hoàn thành mục tiêu cao.

Nguyên tắc số 13: Tạo áp lực cho chính mình

Phần đông mọi người thiếu khả năng sống và làm việc độc lập. Họ luôn trông chờ sự động viên, hỗ trợ và dẫn dắt từ người khác để hoàn thành mục tiêu của mình.

Chúng ta phải thoát khỏi tình cảnh này. Chúng ta phải chịu trách nhiệm về cuộc sống của chính mình. Chúng ta phải trở thành những “nhà lãnh đạo bản thân” – tự mình có thể làm việc với hiệu suất cao, có thể tự hoàn thành nhiệm vụ mà không cần sự giám sát, quản lý, đốc thúc của bất kỳ ai.

Hãy tạo áp lực lên chính mình, và chúng ta sẽ thấy hài lòng hơn về bản thân.

Nguyên tắc số 14: Tối đa hóa nguồn năng lượng cá nhân

Năng lượng thể chất, trí tuệ và tinh thần quyết định hiệu suất làm việc của từng cá nhân. Vì thế chúng ta phải không ngừng bảo vệ và nuôi dưỡng các nguồn năng lượng đó.

Một quy luật thông thường của sinh học là năng suất làm việc của chúng ta sẽ giảm nhanh chóng sau 8-9 giờ làm việc. Chúng ta cần phải tạm dừng công việc đúng lúc để nghỉ ngơi, ăn uống, tập thể dục, vui chơi… thì mới có thể tái tạo nguồn năng lượng để tiếp tục làm việc lâu dài, và hoàn thành những mục tiêu của cuộc đời.

Nguyên tắc số 15: Tạo động lực thúc đẩy hành động

Để thực hiện công việc hiệu quả, chúng ta phải làm chủ suy nghĩ của bản thân và trở thành người lãnh đạo, người động viên cho chính bản thân mình. Cách thức chúng ta tự nhủ - nói chuyện với bản thân – quyết định cảm xúc tích cực hay tiêu cực của chúng ta.

Để là người thành công trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống cá nhân, chúng ta nên là người lạc quan với ba phẩm chất quan trọng: luôn tìm điểm tốt, khía cạnh tích cực trong mọi tình huống; rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu từ khó khăn, thất bại; luôn tìm kiếm giải pháp cho mọi vấn đề.

Nguyên tắc số 16: Hãy trì hoãn một cách sáng tạo, hiệu quả

Trì hoãn đúng sẽ làm tăng hiệu suất cá nhân. Rõ ràng chúng ta không thể tự mình làm tất cả mọi thứ, do đó việc trì hoãn các hoạt động có giá trị thấp là việc chúng ta nên làm.

Chúng ta phải biết thiết lập các ưu tiên: cái gì cần làm trước và tập trung nhiều hơn, cái gì sẽ làm sau và làm ít hơn.

Nguyên tắc số 17: Thực hiện những công việc khó khăn nhất trước tiên

Đây là nguyên lý khó khăn nhất, bởi vì chúng ta phải tự “ăn sống” những con ếch kinh khủng.

7 bước sau sẽ giúp ta thực hiện nguyên tắc số 17 này:

1/ Vào cuối ngày, lập danh sách tất cả mọi thứ phải làm vào ngày hôm sau.
2/ Phân chia công việc theo sự phối hợp của phương pháp ABCDE và quy luật 80/20.
3/ Hãy chọn công việc A1 – con ếch lớn nhất, xấu nhất – để tiến hành xử lý.
4/ Xem lại danh sách công việc bằng cách sử dụng phương pháp ABCDE kết hợp với quy luật 80/20.
5/ Chuẩn bị tất cả mọi thứ cần thiết để bắt đầu và hoàn thành nhiệm vụ.
6/ Chuẩn bị khu vực làm việc cho công việc A1.
7/ Tập thói quen thức dậy, sẵn sàng và bắt đầu công việc mà không bị gián đoạn bởi yếu tố nào khác.

Hãy làm những việc trên trong 21 ngày liên tục để tạo thành thói quen.

Nguyên tắc số 18: Chia nhỏ công việc

Làm thế nào để ăn hết một con voi? Câu trả lời là chúng ta phải ăn từng miếng một. Công việc cũng vậy. Chúng ta phải biết cách chia nhỏ một công việc lớn ra từng công việc nhỏ.

Về mặt tâm lý, chúng ta dễ dàng thực hiện từng công việc nhỏ hơn là thực hiện toàn bộ công việc lớn. Sau khi làm xong một việc, chúng ta có tâm lý thỏa mãn và muốn thực hiện tiếp công việc khác.

Cứ thực hiện từng công việc nhỏ, chúng ta sẽ lần lượt hoàn thành toàn bộ công việc lớn.

Nguyên tắc số 19: Phân bổ thời gian cho những nhiệm vụ lớn

Để công việc tiến triển một cách hiệu quả, chúng ta cần phân bổ những khoảng thời gian đủ lớn. Việc cần làm là chúng ta phải hoạch định kế hoạch trong ngày và dành ra những khoảng thời gian cho nhiệm vụ lớn của mình.

Trong những khoảng thời gian đó, chúng ta phải tập trung toàn bộ trí lực va làm việc không ngừng nghỉ để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đúng tiến độ.

Nguyên tắc số 20: Ý thức khẩn trương

Ý thức khẩn trương là nguồn độc lực và mong muốn nội tại giúp chúng ta muốn bắt tay vào công việc ngay lập tức, và hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn sớm nhất.

Ý thức khẩn trương tạo cho chúng ta khả năng định hướng hành động: lập kế hoạch công việc theo mức độ ưu tiên, tập trung vào hành động, và bị cuốn vào “dòng chảy” của công việc, của hiệu quả và năng suất làm việc.

Nguyên tắc số 21: Chuyên tâm với từng công việc

Chu trình “bắt đầu công việc rồi dừng lại, lại bắt đầu và dừng lần nữa” có thể làm lãng phí thời gian của chúng ta trong việc tạo dựng lại động lực, lấy lại quán tính… cho đến khi đạt được tiến độ cần thiết.

Các nghiên cứu cho thấy việc dừng công việc rồi bắt đầu lại có thể tiêu tốn thời gian lên đến 5 lần so với việc chúng ta hoàn toàn chuyên tâm vào công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi thành công.

Khi hình thành tinh thần kỷ luật bản thân để chuyên tâm làm việc không ngừng nghỉ trên một nhiệm vụ duy nhất, chúng ta có nhiều cơ hội đạt được mức làm việc hiệu quả sớm nhất, và khi đó chúng ta có thể hoàn thành những công việc khó khăn với chất lượng cao và trong thời gian ngắn nhất.