Bí quyết rút ngắn khoảng cách thế hệ trong giao tiếp

Những bạn trẻ sinh ra trong giai đoạn bùng nổ công nghệ truyền thông có cách hành xử rất khác so với những người sinh vào những năm 1940 - 1950, nhất là trong môi trường công việc.

Trong suốt sự nghiệp của mình, Karen Lachtanski - Giám đốc PR của công ty cung ứng dịch vụ email cá nhân My.com (Hà Lan) đã làm việc với cả đồng nghiệp trẻ lẫn lớn tuổi. Karen đã rút ra được những bí quyết trong ứng xử giúp cả hai thế hệ có thể giảm thiểu khoảng cách khi giao tiếp.

1. Đối với người trẻ

Đầu tiên, bạn hãy học những thuật ngữ của môi trường làm việc càng sớm càng tốt. Hầu hết các lĩnh vực công việc đều có những cụm từ, thuật ngữ chuyên môn riêng.

Những cá nhân trẻ mới tham gia vào công ty cần chú ý quan sát cách các nhân viên lâu năm giao tiếp với nhau để mở rộng vốn từ của mình. Nếu họ chỉ sử dụng các thuật ngữ trong môi trường nội bộ, không dùng với khách hàng thì bạn cũng cần làm như vậy. Đây là bài học đầu tiên.

Thứ hai, bạn đừng ngại theo dõi tiến trình công việc. Lỗi chung mà những người mới thường mắc phải là giả định trong im lặng những điều thực tế không phải như vậy.

Trong môi trường công việc, bạn hoàn toàn có thể gửi một email hỏi thăm tiến trình xử lý công việc chung với đồng nghiệp, sếp hay thậm chí là khách hàng nếu họ không phản hồi trước đó.

Cách nên làm là đợi một khoảng thời gian vừa đủ (điều này phụ thuộc vào tính cấp bách của công việc) và quan sát cách các nhân viên cũ đề nghị bạn cập nhật tình hình để áp dụng cùng quy tắc đó với đồng nghiệp khác.

Thứ ba, nhân viên trẻ nên mở rộng cách thức giao tiếp trong công sở. Đối với các bạn trẻ, giao tiếp qua tin nhắn điện thoại, Facebook, Twitter hoặc Viber là hình thức quen thuộc. Song bạn không nên dùng các cách giao tiếp này với quản lý, cấp trên hay khách hàng trong những ngày đầu tiên còn chưa quen việc.

Ngoài việc hỏi trực tiếp đồng nghiệp các cách ứng xử phù hợp, bạn có thể đoán được thông qua quan sát cách sếp giao tiếp với mình. Nếu cấp trên nhắn tin cho bạn để hỏi về công việc, đồng nghĩa việc bạn có thể nhắn tin trở lại với sếp.

Khi nhắn tin, bạn cần chú ý viết đúng ngữ pháp, không viết tắt hay dùng các ngôn ngữ, ký hiệu của giới trẻ.

2. Đối với "cựu binh" trong văn phòng

Điều quan trọng đầu tiên là các cựu binh cũng nên tập làm quen với những thuật ngữ viết tắt có thể giúp tiết kiệm thời gian, chẳng hạn LMK (let me know - hãy cho tôi biết), JIC (just in case - trong trường hợp), SMH (shaking my head - lắc đầu)... Những cụm từ này thường dùng trong các trao đổi qua email để tiết kiệm thời gian duyệt. Kho từ điển của giới trẻ thì được cập nhật liên tục. Nếu ngại hỏi các đồng nghiệp trẻ, bạn có thể tra nghĩa của các từ viết tắt này trên internet.

Thứ hai, thế hệ trước nên cởi mở với những công cụ giao tiếp mới. Email là công cụ giao tiếp thông dụng hiện nay trong các văn phòng. Cách giao tiếp truyền thống hơn là sử dụng điện thoại nội bộ, điện thoại di động.

Song, công nghệ ngày nay có những tiện ích mà bạn nên tiếp nhận để công việc được xử lý thuận tiện hơn, ví dụ gọi điện thoại bằng video. Đừng để bản thân bị lùi lại so với tiến trình phát triển chung của xã hội.

Nếu bạn đang ở vị trí quản lý, bạn nên đặt ra những quy chuẩn chung trong giao tiếp cho toàn bộ phận, công ty. Hãy chỉ rõ cho nhân viên biết những cách giao tiếp nào là chuẩn mực dùng khi họp bàn công việc, làm việc với đối tác, khách hàng; những cách nào là thân mật có thể dùng trong giao tiếp giữa các đồng nghiệp mỗi ngày.

Điều quan trọng cả hai thế hệ trẻ lẫn cựu binh cần nhớ là luôn sẵn sàng chia sẻ và tìm hiểu kiến thức của nhau, tôn trọng những giá trị của mỗi cá nhân và nhất là không ngừng nâng cấp sự hiểu biết của bản thân.