5 bước giúp triển khai thành công ERP trên đám mây

Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) trên đám mây – được nhắc đến với thuật ngữ “Phần mềm như một dịch vụ” (SaaS) – giúp hiện đại hóa hệ thống hiện hành và đặt nền móng cho sự phát triển trong tương lai.

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) trên đám mây mang lại rất nhiều lợi ích, như trải nghiệm người dùng trực quan, tính năng hiện đại, cũng như khả năng thực hiện các thao tác kinh doanh ở mọi nơi thông qua các thiết bị di động.

Ngoài ra, ERP trên đám mây cũng cung cấp nhiều sự lựa chọn phù hợp túi tiền của doanh nghiệp thông qua việc cấp phép sử dụng theo định mức đăng ký và không hoàn toàn phụ thuộc vào bộ phận CNTT.

Với những tính năng kể trên, mọi doanh nghiệp cỡ vừa đều có thể đẩy nhanh thời gian thực thi giúp rút ngắn thời gian tạo giá trị. Tuy nhiên, trước khi triển khai ứng dụng ERP trên đám mây, các tổ chức doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổng quan một cách cẩn trọng cho toàn bộ quá trình thực hiện dự án.

Dưới đây là 5 bước khái quát quan trọng sẽ giúp các doanh nghiệp nắm được những yêu cầu thiết yếu, từ đó đảm bảo quá trình triển khai được thành công.

1. Lập kế hoạch

Quản lý kế hoạch triển khai ứng dụng ERP trên đám mây bao gồm việc lựa chọn đối tác thực hiện, sắp xếp thời gian thực hiện và thành lập một đội ngũ thành viên được chọn lựa từ những nhân viên chủ chốt trong doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu. Kế hoạch này cũng bao gồm việc xác định rõ yêu cầu, vạch ra được quy trình kinh doanh và cẩn trọng xác định những ưu tiên cạnh tranh. Đội ngũ nhân sự cần bao gồm thành viên từ bộ phận tài chính – là những người có thể tư vấn các khía cạnh đặc biệt quan trọng như hệ thống tài khoản, các yêu cầu cần tuân thủ, quy trình làm việc và báo cáo.

2. Thiết kế ERP đám mây

Việc lên kế hoạch triển khai đòi hỏi sự cân nhắc cẩn trọng về việc làm thế nào để hệ thống ERP trên đám mây có thể hỗ trợ hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hiện tại và trong tương lai. Việc lựa chọn được đối tác hoặc nhà cung cấp có bề dày kinh nghiệm cũng sẽ giúp doanh nghiệp theo sát quy trình thực hiện, để từ đó vạch ra được bản thiết kế hệ thống ERP trên đám mây phù hợp nhất.

>>Quản trị sự thay đổi như CEO thời đại mới

3. Chuyển đổi dữ liệu

Mỗi công ty đều có một cơ sở dữ liệu cần được đưa lên hệ thống ERP trên đám mây. Dữ liệu có thể được lưu trữ trong hệ thống kế toán chuyên dụng và có định dạng cấu trúc riêng, hoặc được thống kê trong các bảng biểu – những dữ liệu này vì thế sẽ khó chuyển đổi hơn. Trường hợp xấu nhất có thể xảy ra là cơ sở “dữ liệu” đang nằm trong những tập tài liệu giấy, như đơn mua bán hàng hay hóa đơn nhà cung cấp, và buộc phải đưa lên hệ thống một cách thủ công.

Những yếu tố quan trọng trong quá trình quyết định dữ liệu được chuyển đổi nên bao gồm công đoạn đánh giá đâu là thông tin mấu chốt để báo cáo và tổng hợp. Đặc biệt, đối với những công ty niêm yết đại chúng, hoặc chuẩn bị chuyển đổi theo hình thức này, bạn cần có toàn bộ lịch sử dữ liệu tài chính để báo cáo về hoạt động kinh doanh trong quá khứ.

4. ERP trên đám mây

Là một doanh nghiệp cỡ vừa, giờ đây bạn có thể sở hữu cùng lúc những hệ thống ứng dụng chạy trên đám mây và truyền thống, có khả năng xử lý các công việc liên quan trực tiếp đến khách hàng như việc đảm bảo đơn hàng được xử lý, hoàn thành, lập hóa đơn và hạch toán đúng cách. Bạn có thể sở hữu hệ thống mua sắm tuỳ chỉnh theo các đơn hàng và hoá đơn khác nhau của các nhà cung cấp. Hay những hệ thống đặc thù để quản lý các khoản giao dịch với ngân hàng. Tóm lại, đây là những hệ thống “xương sống” của doanh nghiệp giúp gắn kết khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác thương mại.

>>Sai lầm của CEO Yahoo - Bài học của nhà quản lý

5. Kết nối và hướng dẫn người dùng

Bước này thường bị coi nhẹ nhưng thực chất lại rất quan trọng. Thời gian tạo giá trị nhanh chóng sẽ được quyết định bằng khả năng đảm bảo người dùng được hướng dẫn đúng cách, từ đó tận dụng triệt để khả năng của ứng dụng. Vì vậy, những nhân viên cốt cán sẽ sử dụng ứng dụng cần được kết nối và làm việc chung với đội triển khai hệ thống để giúp họ đấy nhanh quá trình học tập và làm quen với mô hình.