Pháp lý trong quản trị nhân sự doanh nghiệp

Quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong chiến lược và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ở góc độ pháp lý, quan hệ lao động là quan hệ xã hội phát sinh trong việc thuê mướn, sử dụng lao động, trả lương cho người lao động bởi người sử dụng lao động. Đây là mối quan hệ được xác lập theo nguyên tắc tự nguyện, thiện chí, bình đẳng, hợp tác, tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của nhau.

Theo đó, quản trị nhân sự tốt là nền tảng để doanh nghiệp ổn định, và ngược lại. Vì vậy, công tác quản lý nhân sự nên được xây dựng trên cơ sở quy định pháp luật mở rộng đến hoạt động doanh nghiệp.

Một số vấn đề cần lưu ý trong công tác quản lý nhân sự liên quan đến quy định pháp luật trong doanh nghiệp:

1/ Nội quy lao động

Theo quy định của pháp luật, những doanh nghiệp sử dụng số lượng lao động từ 10 người trở lên phải đăng ký Nội quy lao động. Tùy từng lĩnh vực hoạt động mà doanh nghiệp có Nội quy lao động phù hợp, tuy nhiên nội quy này không được trái với pháp luật về lao động và các quy định liên quan. Doanh nghiệp phải đăng ký bản Nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh. Nội quy lao động là cơ sở để áp dụng xử lý kỷ luật lao động tại doanh nghiệp cũng như giải quyết các vấn đề liên quan.

Một số điểm quan trọng cần có trong Nội quy lao động:

- Nguyên tắc chung
- Chuẩn chất lượng công việc
- Các cam kết bắt buộc
- Quan hệ với bên thứ ba
- Tuyển dụng và đào tạo
- Vi phạm và kỷ luật

2/ Hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động về việc làm có trả lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động và một số thỏa thuận khác. Đây là bước đầu hình thành quan hệ lao động. Để có hiệu lực, hợp đồng lao động cần đảm bảo nội dung cơ bản theo quy định, không trái Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, quy định pháp luật và đạo đức xã hội.

Hợp đồng lao động có thể thực hiện bằng văn bản hoặc bằng lời nói trong trường hợp thuê lao động đối với công việc có tính chất tạm thời (dưới 3 tháng) và các công việc lao động giúp việc gia đình.

Nội dung Hợp đồng lao động phải đảm bảo có: công việc phải làm, thời hạn hợp đồng, tiền lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm xã hội, điều kiện an toàn vệ sinh lao động.

Luật cấm doanh nghiệp giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của nhân viên.

Hợp đồng lao động có thể chấm dứt khi hết thời hạn thỏa thuận, do các bên thỏa thuận chấm dứt, do một bên đơn phương hoặc từ việc xử lý kỷ luật sa thải.

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là quyền được pháp luật ghi nhận khi tham gia giao kết hợp đồng lao động cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

3/ Chi phí đào tạo

Các doanh nghiệp lớn luôn xây dựng kế hoạch và dành kinh phí đào tạo nhân viên đang làm việc để phát triển đội ngũ nhân sự. Phần lớn các khoản chi phí đào tạo ngắn hạn và kinh phí không đáng kể thì có thể không cần cam kết. Còn các khoản lớn hoặc đào tạo theo quy mô để phát triển nguồn nhân lực thì cần phải có. Các bên thỏa thuận về thời hạn nhân viên cam kết tiếp tục làm việc sau khi được đào tạo cũng như trách nhiệm bồi hoàn chi phí đào tạo khi vi phạm cam kết.

Các trường hợp người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo (theo Bộ luật Lao động 2012):

- Nhân viên sau đào tạo làm việc không đủ thời gian đã cam kết
- Nhân viên đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật
- Nhân viên sau đào tạo không làm việc cho doanh nghiệp.

Các trường hợp nhân viên không phải bồi thường chi phí đào tạo:

- Khi doanh nghiệp không giao kết hợp đồng với nhân viên sau khi được đào tạo
- Khi nhân viên đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động và tuân thủ thời gian báo trước.

4/ Thử việc

Điều 26 Bộ luật Lao động 2012 quy định: “1/ Người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận về việc làm thử, quyền, nghĩa vụ của hai bên trong thời gian thử việc. Nếu có thỏa thuận về việc làm thử thì các bên có thể giao kết hợp đồng thử việc. 2/Nội dung của hợp đồng thử việc gồm các nội dung quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, g và h khoản 1 Điều 23 của Bộ luật này. 3/ Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động mùa vụ thì không phải thử việc”.

Theo đó, doanh nghiệp cần lưu ý:

- Thông báo kết quả thử việc 3 ngày trước khi thời hạn thử việc kết thúc.
- Chỉ được thử việc một lần đối với một công việc.
- Việc gia hạn hoặc kéo dài thời gian thử việc là không được phép.
- Đảm bảo chi trả quyền lợi trong thời gian thử việc đúng thỏa thuận thử việc.

5/ Tiền lương, bảo hiểm

Lương, thưởng, phụ cấp và bảo hiểm xã hội là các chế độ luật định cơ bản của nhân viên. Về nguyên tắc, nhân viên phải được trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng thời hạn. Trường hợp đặc biệt không thể trả lương đúng thời gian thì không được chậm quá một tháng. Thực tế, do tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhiều trường hợp nhân viên bị “khất” lương trong thời gian dài hơn thế, hoặc doanh nghiệp cố tình nợ lương, dẫn đến các vụ kiện cáo, đình công…

Về bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội theo quy định về bảo hiểm xã hội bắt buộc và hằng tháng trích từ tiền lương của nhân viên. Việc không đóng, dù có thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhân viên thì vẫn vi phạm pháp luật.

6/ Thưởng

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2012, các chế độ phụ cấp, tiền thưởng, nâng bậc lương, các chế độ khuyến khích khác có thể được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc theo quy định trong quy chế của doanh nghiệp. Căn cứ chung để xác định tiền thưởng cho nhân viên là kết quả sản xuất kinh doanh hằng năm của doanh nghiệp và mức độ hoàn thành công việc của người lao động. Quy định chi tiết về thưởng phải thể hiện trong Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc hợp đồng lao động.

Lương tháng 13 là khoản thưởng của doanh nghiệp dành cho người lao động, dựa trên cơ sở thỏa thuận theo hợp đồng lao động hoặc Nội quy lao động hoặc Thỏa ước lao động tập thể. Dù là thưởng, nhưng nếu đã có quy định trong chính sách của doanh nghiệp hoặc hợp đồng lao động, nếu không chứng minh được doanh nghiệp làm ăn thua lỗ thì theo quy định phải thưởng lương tháng 13 cho doanh nghiệp.

7/ Kỷ luật lao động

Bộ luật Lao động 2012 xác định kỷ luật lao động là “những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh” của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quyền thiết lập kỷ cương, phép tắc nội bộ của mình, miễn không trái với quy định pháp luật và đạo đức xã hội. Các quy tắc và “luật lệ” nội bộ đó thể hiện tại Nội quy lao động của doanh nghiệp. Bản Nội quy lao động bắt buộc phải lập và đăng ký với cơ quan chức năng khi doanh nghiệp sử dụng từ 10 nhân viên trở lên.

>>Nắm luật để chiến thắng trên thương trường

LS. NGUYỄN VĂN LỘC (trích từ Pháp lý trong kinh doanh)