Tiếp cận hệ thống và tiếp cận tình huống

Tiếp cận hệ thống
Hệ thống (system) là một tập hợp các bộ phận hoạt động phụ thuộc lẫn nhau để đạt mục đích chung. Hệ thống có nhiều cấp độ, từ nhóm, tổ chức, quốc gia, liên quốc gia... Hệ thống đóng là hệ thống độc lập và không tương tác với môi trường bên ngoài. Hệ thống mở là hệ thống tương tác với môi trường bên ngoài để tồn tại. Hệ thống mở vì sự tồn tại của tổ chức phụ thuộc vào sự tương tác với môi trường xung quanh. Trong thực tiễn, hai loại hệ thống này không hoàn toàn phân biệt. Điểm then chốt để phân loại một hệ thống thuộc tương đối đóng hay tương đối mở là xác định lượng tương tác giữa hệ thống và môi trường.
Để hiểu rõ một tổ chức, cần xác định thành phần liên quan đến hoạt động và khám phá cách thức tương tác của nó. Tư duy hệ thống mở sẽ giúp nhà quản trị quan tâm đến các khía cạnh quản lý khác nhau của tổ chức, cũng như thực tiễn bên trong và bên ngoài, xem xét khả năng các nguồn lực, sự phát triển công nghệ, xu hướng thị trường khi sản xuất và bán sản phẩm hay dịch vụ.
Một số người nhận xét rằng, tư duy hệ thống thiên về sự hấp dẫn tri thức và thuật ngữ sẽ thiếu sự kiện minh chứng cụ thể và tiếp cận thực tiễn. Mặt khác, nên tránh so sánh tương đồng giữa tổ chức xã hội và hệ thống vật lý hay sinh học. Tiếp cận hệ thống không chỉ là một tập hợp kiến thức mà là một cách thức để tư duy về quản trị tại các tổ chức hiện đại.
Tiếp cận tình huống
Thuật ngữ tình huống (contingency) đề cập sự lựa chọn một phương án hành động. Tiếp cận tình huống là tư duy quản trị tương đối mới, thể hiện nỗ lực để xác định kỹ thuật quản trị nào thích hợp trong các tình huống cụ thể. Nói cách khác, việc áp dụng công cụ và kỹ thuật quản trị đa dạng phải phù hợp với tình huống, vì mỗi tình huống thể hiện các vấn đề riêng đối với nhà quản trị. Chẳng hạn, các nhà nghiên cứu khám phá ra rằng, tổ chức có cấu trúc cứng nhắc với nhiều tầng lớp quản lý sẽ vận hành tốt nhất khi môi trường tương đối ổn định. Môi trường bất ổn định đòi hỏi tổ chức phải linh hoạt và hài hòa, để có thể thích nghi nhanh chóng với thay đổi.
Như vậy, tiếp cận tình huống nhấn mạnh việc tìm kiếm phương án thích hợp với sự đa dạng của con người, tổ chức và các vấn đề thực tế nảy sinh. Điều đó cần sự vận dụng linh hoạt các nguyên tắc quản trị tổng quát của nhà quản trị. Căn cứ quan trọng của tiếp cận này là nghiên cứu thực tiễn để đưa ra cải tiến về công cụ và cách thức xử lý tình huống, dẫn đến quản trị nơi làm việc hiệu quả hơn. Trong số các kỹ thuật dùng để nghiên cứu thực tiễn, phân tích đa biến (multivariate analysis) là một kỹ thuật khá hiệu quả. Phương pháp này nhằm xác định cách thức tổ hợp các biến số tương tác như thế nào trong việc tạo ra kết quả nào đó. Chẳng hạn, theo tư duy hệ thống đóng trước đây, tinh thần làm việc cao tự động dẫn đến năng suất cao, trái lại, phân tích đa biến sẽ chứng tỏ rằng có nhiều biến số, bao gồm nhân cách nhân viên, bản chất của công việc, sự thỏa mãn trong công việc và đời sống đều liên quan đến các biến động trong năng suất.

Lưu Hà Danh

Lưu Hà Danh