Làm sao để không rơi vào bẫy của khách hàng?

Khi khách hàng "giăng câu"...

Trong quá trình điều hành, đôi lúc người lãnh đạo DN gặp những khách hàng chấp nhận giá hợp đồng cao hơn giá thị trường, đàm phán, ký kết hợp đồng nhanh chóng. Nhiều khách hàng còn hào phóng cho tạm ứng vài ba chục phần trăm giá trị hợp đồng. Tuy nhiên, nếu chịu khó suy nghĩ kỹ, sẽ thấy những khách hàng loại này thường có những ràng buộc rất chặt chẽ về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, kèm theo đó là những khoản phạt, đền bù hợp đồng. Cũng có những khách hàng lại yêu cầu chặt chẽ về tiến độ giao hàng, nếu chậm trễ sẽ bị những khoản phạt có giá trị rất lớn. 

Những DN đang "đói việc" thì khi có những hợp đồng "béo bở" như vừa kể, phần lớn đều "chặc lưỡi" đồng ý với suy nghĩ sản phẩm, dịch vụ mình tốt nên sẽ đáp ứng được các yêu cầu dù có phần hơi khắt khe của khách hàng. Họ đâu biết đã "sập bẫy" của khách hàng giăng sẵn. Chẳng hạn, dù hàng đã nhập kho và được khách hàng sử dụng từ lâu nhưng vẫn không được ký nghiệm thu với lý do chất lượng không đáp ứng yêu cầu của hợp đồng, họ sẽ tìm cách "bới bèo ra bọ" để có lý do từ chối trả tiền hoặc phạt. Về mặt trễ tiến độ, có những trường hợp phần lỗi chủ yếu do khách hàng gây ra, như chưa có mặt bằng thi công, không phối hợp trong điều hành, nên dù DN có cố gắng đến đâu cũng không thể đáp ứng tiến độ đã cam kết. Nhiều khách hàng còn chơi chiêu thay đổi nhân sự chủ chốt liên quan đến khâu nghiệm thu thanh toán vào phút chót. 

Về nguyên tắc, DN không thể kiện hoặc khiếu nại khách hàng bởi vì nếu không có biên bản nghiệm thu, biên bản giao hàng thì lấy đâu cơ sở để thanh toán. Theo quy định của hợp đồng, nhân sự mới của khách hàng sẽ yêu cầu phải có chữ ký xác nhận của người có trách nhiệm thì mới được thanh toán. Người cũ và có trách nhiệm thì đã được khách hàng âm thầm điều sang bộ phận khác hoặc sang các công ty thành viên nên tìm được họ khó như mò kim đáy bể, bởi họ luôn tìm cách lánh mặt.           

Tương tự, các nhà thầu EPC (nhà thầu thực hiện toàn bộ các công việc từ thiết kế, thi công, cung ứng vật tư, thiết bị đến thi công xây dựng công trình) cũng thường lấy lý do chưa được chủ đầu tư thanh toán để chây ỳ nghĩa vụ trả nợ cho thầu phụ. Chiêu cuối thường được các tổng thầu đưa ra là hai bên cùng chịu thiệt hại, thôi thì chấp nhận thanh toán 70-80% giá trị nghiệm thu. Nhà thầu phụ trước tình thế đó phải "nuốt nước mắt" ký nghiệm thu chứ chẳng còn cách nào khác, còn không thì chẳng biết bao giờ nhận được tiền. Tất nhiên nhà thầu phụ chẳng kiện cáo được gì vì giấy trắng mực đen họ đã chấp nhận giá trị nghiệm thu như thế.

Cuối cùng, hợp đồng béo bở đâu không thấy, chỉ thấy thiệt hại do khách hàng "vặt" lại các khoản phạt vi phạm hợp đồng, các khoản lãi phát sinh do chậm thanh toán mà DN phải gánh chịu, nợ nần quá hạn, dây dưa chưa biết bao giờ đòi được. 

...Chớ vội "cắn mồi"

Khi gặp những khách hàng sộp, dễ dãi giao hợp đồng, dự án cho một doanh nghiệp nào đó thì chủ DN phải thận trọng. Hãy suy nghĩ xem DN mình có nổi tiếng, có uy tín đến mức họ dễ dàng giao thực hiện các hợp đồng có giá trị lớn như vậy không. Chớ "cắn câu" vội, hãy "bơi lòng vòng" và tìm hiểu kỹ "miếng mồi". 

Đầu tiên là tìm hiểu khả năng tài chính của khách hàng. Nếu là khách hàng DN đã lên sàn chứng khoán thì các báo cáo tài chính công khai sẽ giúp tìm hiểu khả năng thanh toán của họ. Tuy nhiên cũng đừng "trông mặt mà bắt hình dong", bởi có những "ông lớn" trên thị trường nhưng nổi tiếng về khoản chây ỳ, xù nợ, "vặt lông" nhà thầu, nhà cung cấp hàng hóa. Nếu khách hàng chưa lên sàn chứng khoán thì có thể tìm hiểu thông tin tài chính của họ qua phương tiện truyền thông, qua mối quan hệ với các đối tác, khách hàng khác từng làm ăn với họ.

Hãy yêu cầu khách hàng phải có bảo lãnh thanh toán của ngân hàng để đảm bảo nếu họ mất khả năng trả nợ, ngân hàng bảo lãnh sẽ đứng ra thanh toán thay. Đừng ngại sợ làm mất lòng khách hàng khi đưa ra yêu cầu bảo lãnh thanh toán, sự tồn tại của DN mới thật sự quan trọng. Nếu khách hàng có năng lực tài chính yếu, họ sẽ từ chối yêu cầu này hoặc ngân hàng sẽ từ chối bảo lãnh với lý do tương tự. Cần lưu ý, phải từ chối các bảo lãnh thanh toán có điều kiện, như phải được sự đồng ý của khách hàng, của ngân hàng, phải gửi yêu cầu thanh toán trước deadline vì độ rủi ro bị từ chối thanh toán rất cao. Bảo lãnh thanh toán phải là loại vô điều kiện thì mới được chấp nhận. 

Đối với các công trình kéo dài thời gian thi công, hoặc giao hàng từng đợt thì cần có biên bản giao hàng, nghiệm thu từng phần, đề phòng khi khách hàng xù có chứng cứ pháp lý để đòi nợ. Đừng bao giờ chấp nhận chờ làm xong công trình hoặc chờ giao hết hàng rồi mới ký biên bản nghiệm thu, biên bản giao hàng tổng thể vì như thế khi khách hàng xù nợ sẽ trốn tránh ký nghiệm thu, không ký biên bản giao hàng với hàng nghìn lý do. Lúc đó DN sẽ không có chứng cứ gì để đòi nợ. Kể cả tranh chấp được đưa ra tòa để phân xử thì DN cũng đuối lý.    

Khi bán sản phẩm, dịch vụ hoặc thi công công trình, nếu các đợt giao hàng đầu tiên đã hoàn thành mà khách hàng chây ỳ trả nợ, hãy quyết liệt yêu cầu họ thanh toán đúng hạn trước khi bắt đầu đợt giao hàng tiếp theo hoặc tiếp tục thực hiện dự án hoặc thực hiện khối lượng công việc còn lại. Nếu không được thanh toán, hãy dũng cảm chấm dứt hợp đồng trước khi quá muộn để giảm bớt thiệt hại. Nếu chấp nhận "đã phóng lao phải theo lao" thì sẽ dẫn đến các thiệt hại còn lớn hơn.    

Cuối cùng, khi không còn phương án khả thi để đòi nợ thì phải chọn giải pháp ra tòa. Khi đó phải nhanh chóng tìm hiểu các tài khoản mà khách hàng đang mở ở ngân hàng, các loại tài sản khách hàng đang có, như trụ sở, máy móc, trang thiết bị... để giúp cơ quan thi hành án phong tỏa, thu hồi, giảm bớt thiệt hại do khách hàng tẩu tán tài sản.

TS. Võ Duy Nghi