Chưa hiểu chuyển đổi số, chưa nên làm

Muốn "số hóa" tốt, phải "chuyển đổi" tốt

Muốn CĐS hiệu quả, trước khi bắt đầu quá trình CĐS, DN phải hoàn thiện các quy trình làm việc của tất cả phòng ban bộ phận. 

Theo ông Vũ Tuấn Anh - Phó giám đốc Công ty Mr. SME, nếu DN chưa có quy trình, triết lý, mô hình, nguyên tắc làm việc tiêu chuẩn thì chưa nên thực hiện việc chuyển đổi, vì như thế sẽ khuếch đại và làm trầm trọng thêm những vấn đề DN đang đối mặt mà chưa giải quyết được. Do vậy, ông Tuấn Anh nhấn mạnh: "Chính CEO hay chủ DN là người dẫn dắt hành trình CĐS và hướng tiếp cận nên theo lộ trình: lãnh đạo - chủ DN hiểu đúng về CĐS, tiếp cận đúng phương pháp và cách thức triển khai CĐS, lựa chọn đúng ban lãnh đạo CĐS, ra đề bài đúng cho CĐS và cuối cùng là lựa chọn đúng đơn vị tư vấn, cung cấp, triển khai và giám sát giải pháp CĐS".

Ông Phùng Lê Lâm Hải - Chủ tịch kiêm CEO thương hiệu giày dép SAADO cũng cho rằng, CĐS là hình ảnh phản chiếu của việc DN sau khi đã hoàn thành việc tái cấu trúc và sắp xếp được bộ máy quản lý và quản trị của mình một cách rất logic. Nếu DN vẫn chưa làm xong các bước offline, bộ máy vẫn còn rườm rà và các quy trình vẫn còn thiếu sót và chưa đồng bộ, dàn lãnh đạo vẫn chưa hiểu hết về các thành tố của CĐS mà đã vội vàng CĐS thì sẽ lợi bất cập hại.

"Áp dụng công nghệ là kết quả cuối cùng của việc mình đã quản trị và vận hành rất tốt một cách thủ công trước đây, và bước tiếp theo là số hóa việc quản trị, vận hành trên cơ sở có nền tảng cơ sở dữ liệu về bộ máy công ty cũng như về mạng lưới nhà cung ứng, đối tác và khách hàng", ông Hải nhấn mạnh.    

Đừng mơ hồ khi khởi đầu

Ông Hải cho hay Công ty SAADO đã mất 28 tháng cho giai đoạn CĐS từ tháng 5/2019. Khi mới bắt đầu SAADO có 3 cửa hàng, một kho trung tâm, sau đó đóng 3 cửa hàng và chịu mất 1,5 tỷ đồng chi phí do khi đó còn mơ hồ về phương thức và mô hình kinh doanh phù hợp. Qua bài học của mình, ông Hải nhấn mạnh, DN khi mới bắt đầu phải lựa chọn chính xác mô hình, tránh nhảy từ mô hình này sang mô hình kia đột ngột khi thấy mô hình đang làm gặp trở ngại khiến nguồn lực của DN không tập trung và lãng phí.

Ngoài ra, SME cần lưu ý khi làm CĐS thì có hai phần CĐS: thứ nhất là ứng dụng các nền tảng kỹ thuật số (digital platform) trong kinh doanh nhằm tăng doanh thu và thứ hai là chuyển đổi nhằm tối ưu việc quản trị và vận hành công ty, ông Hải cho biết.

Giai đoạn cực kỳ quan trọng quyết định xem việc CĐS có thành công hay không, tuy chỉ tốn 20% thời gian nhưng lại chiếm đến 80% khả năng thành bại - là giai đoạn đánh giá tiền sẵn sàng (mức độ sẵn sàng) của đội ngũ lãnh đạo - nhân viên và DN, bao gồm 5 yếu tố: văn hóa DN, nguồn lực - con người, quy trình, dữ liệu - hệ thống báo cáo, khả năng đánh giá và nghiên cứu thị trường, theo ông Hải.

Ông Hải cũng giải thích thêm về mặt văn hóa DN, nếu DN vẫn chưa hình thành được nền tảng cũng như hệ tư tưởng kinh doanh thì khi DN lớn dần lên sẽ dễ lâm vào cảnh đấu đá và tranh giành nội bộ, hay khi đó các cấp quản lý bị quá tải (một người quản lý hơn 7 người), sự phân quyền giữa các cấp thiếu sự rạnh ròi.     

Về mặt nguồn lực - con người thì nhân viên có hài lòng với công việc hay không, nhân viên có dễ thích ứng với những thay đổi hay những điều mới mẻ trong tổ chức hay không, kiến thức và năng lực học hỏi của đội ngũ, ông Hải nói.

Về mặt quy trình, nhiều SME hay làm theo kiểu thủ công "trăm hay không bằng tay quen" mà không có công nghệ bổ trợ, người thực thi quy trình - người hiểu nhất tính chất công việc là những người nhân viên bình thường lại thiếu góc nhìn khoa học để xây dựng nên bộ quy trình hoàn chỉnh.Vậy nên, việc hoàn thiện bộ quy trình này cần sự đóng góp của người làm trực tiếp, người quản lý trực tiếp và CEO (hay đơn vị tư vấn), ông Hải cho hay.

Về mặt xây dựng dữ liệu - hệ thống báo cáo, DN cần bộ phần mềm được thiết kế riêng và tối ưu hóa cho việc kinh doanh, đặc biệt là đối với DN trong lĩnh vực đặc thù (những dạng phần mềm này khả năng cao là chi phí lớn), phải chú ý để không tạo thêm việc cho nhân viên, dùng nhiều module phần mềm từ nhiều nhà cung cấp có rủi ro sẽ không nối kết được với nhau khi dùng một gói giải pháp gom hết các module về một mối.

Sau khi đánh giá nội lực, cần đánh giá thị trường và khách hàng, rồi lấy tất cả dữ liệu về nội lực cùng với thị trường và khách hàng để hình thành chiến lược kinh doanh phù hợp, vì mỗi chiến lược kinh doanh sẽ có cách thức CĐS phù hợp tương ứng.

Giải hết bài toán trên, thì mới đem kết quả cho bộ phận tài chính xem có đủ ngân sách để theo đuổi hay không (bên cạnh các chi phí marketing, cung ứng, sản xuất, nhân sự) rồi mới đến việc làm các bộ chỉ số như KPI hay OKR để đưa công ty công nghệ nhằm thiết kế ra phần mềm tối ưu, rồi đến việc xây dựng đội ngũ coaching (hướng dẫn thực hiện), mà nòng cốt là đội ngũ business analyst - phân tích chi tiết tính chất công việc của từng vị trí trong công ty.

Quốc Thoại