Mất uy tín chỉ vì cái... dấu chấm câu

Trong một bài viết trên CBNC, Danny Rubin – tác giả cuốn Wait, How do I write this email? (tạm dịch: Tôi viết email này như thế nào?) cho rằng: "Cẩu thả trong việc dùng dấu chấm câu sẽ khiến người khác đặt nghi vấn về khả năng làm việc của chúng ta".

Để không bị sụt giảm uy tín trong quá trình làm việc, Danny gợi ý 7 lỗi trong văn bản viết cần tránh:

1. Câu quá dài

Lỗi đầu tiên trong danh sách mà tôi muốn đề cập là khi không hề có một dấu chấm câu nào cả, nghĩa là câu vẫn tiếp tục dài ra mãi, khiến người đọc cảm thấy như muốn đứt hơi vì không tìm thấy khoảng dừng và cũng không biết khi nào nó mới kết thúc.

Sau khi viết, hãy đọc to câu của mình lên. Hãy thêm vào một hoặc hai khoảng nghỉ để chia nhỏ các ý ra.

2. Quá nhiều dấu phẩy trong câu

Ngược lại với tình trạng trên, câu có quá nhiều dấu phẩy sẽ khiến nội dung ta viết khó được hấp thu, vì nó tạo ra nhiều điểm dừng không hợp lý trong dòng suy nghĩ, gây ra cảm giác bực bội đối với người đọc.

Không có đáp án dễ dàng cho việc giảm dùng dấu phẩy. Cách tốt nhất là đọc to văn bản của mình và tìm ra những nơi mà dấu phẩy gây ra sự tạm dừng không cần thiết.

3. Dấu chấm than kép

Dấu chấm than kép không có chỗ trong email công việc. Có một sự khác biệt giữa sự mạnh mẽ và sự phô trương. Và nó nằm đâu đó giữa “!” và “!!”.

Nếu giao tiếp trên các phương tiện chat hoặc trò chuyện với một người bạn qua email, bạn có thể dùng dấu chấm than kép.

Nhưng trong công việc, gấp đôi dấu chấm than đồng nghĩa với gấp đôi rắc rối. Bạn cần khiến mọi người cảm thấy thoải mái với bạn hoặc với công ty của bạn. Nếu dùng “!!” ở mọi nơi, nó sẽ giống như một “lá cờ đỏ” cảnh báo họ nên cẩn thận.

4. Những dấu gạch ngang xấu xí

Khi cần chia tách những từ riêng biệt để nhấn mạnh ý (ví dụ như ngăn cách tiêu đề chính và tiêu đề phụ), hãy lưu ý sử dụng dấu nối hợp lý.

Chẳng hạn, “Bài học 1- Giới thiệu” là một cách dùng dấu gạch ngang xấu xí, vì nó dính liền ngay sau “1”, tạo cảm giác cẩu thả.

Có 2 cách để sửa chữa lỗi trên: là “Bài học 1 – Giới thiệu” hoặc “Bài học 1: Giới thiệu”.

Cách thứ nhất là tạo 2 khoảng cách ở 2 bên dấu gạch ngang. Cách thứ hai là thay dấu gạch ngang bằng dấu hai chấm. Cả 2 cách đều tốt hơn cách viết ban đầu vì chúng trông có trật tự hơn.

5. Ký tự cảm xúc

Bạn cần phải có mối quan hệ thân thiết với một cộng sự hoặc đối tác trước khi sử dụng các ký tự cảm xúc trong quá trình tương tác với họ.

Trong một email công việc và các kênh giao tiếp làm việc khác, không có chỗ cho các ký tự cảm xúc.

6. Viết in hoa tất cả các ký tự

Việc viết hoa tất cả các ký tự TRÔNG NHƯ THỂ NGƯỜI VIẾT ĐANG HÉT VÀO MẶT NGƯỜI ĐỌC.

Vì vậy, hãy chỉ sử dụng cách viết hoa thông thường.

7. Dùng 2 khoảng trắng sau dấu chấm

Sử dụng đến 2 khoảng trắng sau dấu chấm trong suốt một bài đăng trên blog hoặc nội dung website sẽ khiến người đọc dễ “phát điên”.

Chỉ tạo một khoảng trắng sau dấu chấm câu. Luôn luôn như vậy.

BÍCH TRÂM