7 bước xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp
Xu hướng - Ngày đăng : 06:00, 06/09/2022
 |
Ngày cuối tuần, gia đình tôi đi ăn tại một nhà hàng quen thuộc. Chúng tôi đặt 4 món. Sau khi dùng hết món ăn thứ 3, chờ mãi không thấy món kế tiếp, tôi nhắc cô phục vụ bàn. Cô bé nói: “Anh ơi, tất cả các món đã được dọn lên hết rồi”. Tôi bảo cô bé kiểm tra lại. Một phút sau, cô bé thông báo với vẻ mặt ăn năn: “Xin lỗi anh, bọn em bị sót món”. Sau đó cô bé hỏi liệu chúng tôi có thể đợi 30 phút để bếp chuẩn bị món ăn ấy hay không. Dĩ nhiên chúng tôi từ chối và gọi thanh toán tiền.
Chuyện gì đã xảy ra?
Nhìn từ góc độ kinh doanh, thật buồn cười và đau xót khi khách hàng đã sẵn sàng chi trả mà với một sơ suất nhỏ, doanh nghiệp đã ngăn khách hàng chi tiêu. Điều đáng tiếc là doanh nghiệp mất doanh thu trong khi đã tốn rất nhiều chi phí để quảng bá và thu hút khách hàng đến với mình. Đó là chưa kể đến cảm giác thất vọng, khó chịu, bực dọc của khách hàng dẫn đến việc họ sẽ không quay trở lại, thậm chí còn có những tác động xấu hơn nữa như không giới thiệu, chê bai, lan truyền, kể lể về trải nghiệm không tốt. Thiệt đơn, thiệt kép!
Sót món là lỗi phổ biến ở các nhà hàng và ảnh hưởng của nó rất lớn. Để khắc phục lỗi này, một số nhà hàng đã sử dụng công nghệ nhận đặt món bằng phần mềm và chuyển thông tin đến bếp. Cao cấp hơn, một số nhà hàng cho phép thực khách tự đặt món trên iPad, khách có thể kiểm tra lại danh sách món ăn, tổng số tiền dự kiến chi trả và thậm chí là mức chi tiêu trên mỗi đầu người.
Nói tóm lại các nhà hàng này xây dựng hệ thống vận hành bài bản để hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.
Câu chuyện này cho thấy chỉ cần một nhân sự hoạt động không tốt đôi khi sẽ dẫn đến thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Lỗ nhỏ đắm thuyền!
Nhiều CEO cho rằng nhân sự là tài sản quan trọng nhất của công ty, là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Người viết không nghĩ vậy. Nhân sự, thậm chí kể cả chủ doanh nghiệp, đến rồi đi. Nếu nhân sự là tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp, thì đó như là những “động sản” và đến một lúc nào đó họ sẽ chia tay công ty.
Câu chuyện trên cũng cho thấy nhân sự không phải là tài sản quan trọng nhất hay lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp chính là hệ thống. Cho dù trải qua bao cuộc bể dâu, kẻ đến, người ra đi thì chỉ có hệ thống mới ở lại, trở thành tài sản và lợi thế cạnh tranh lớn nhất của doanh nghiệp.
Hệ thống bao gồm các quy trình, quy định, chính sách, tài liệu, cơ sở vật chất, trang thiết bị và công nghệ đi kèm. Nhiệm vụ của CEO là cần phải tạo ra hệ thống và sau đó đặt con người phù hợp để vận hành hệ thống.
Xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp không phải là chuyện một sớm một chiều. Thành Rome không được xây dựng trong một ngày. Tuy nhiên cần phải đặt những viên gạch đầu tiên mới tạo nên hình hài của thành Rome.
 |
Thành Rome không chỉ xây trong một ngày nhưng khi xây xong thì mỗi nẻo đường đều dẫn đến thành Rome. |
Làm thế nào để xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp?
Sau đây là 7 bước để xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp.
1. Xác định những hệ thống trọng yếu trong hoạt động của doanh nghiệp. Có thể dựa vào quy tắc 20/80, dựa vào các hoạt động tạo ra giá trị và các năng lực chính trong mô hình kinh doanh để xác định các hệ thống trọng yếu.
2. Chọn vài hệ thống trọng yếu để bắt đầu.
3. Văn bản hóa các quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫu.
4. Rà soát các công đoạn, các yếu tố trong hệ thống có thể gây ra sai sót. Đánh giá các sai sót đó theo mức độ ảnh hưởng.
5. Đưa ra các phương án cải tiến, tối ưu ở các công đoạn có thể gây ra sai sót. Các phương án giải quyết được đánh giá dựa theo tiêu chí 5M: man (con người), money (tiền), machine (máy móc), method (phương pháp), management (đội ngũ quản lý). Chọn phương án để thực hiện.
6. Truyền thông, phổ biến đến tất cả nhân sự có liên quan.
7. Triển khai thực hiện. Theo dõi, đánh giá, điều chỉnh nếu cần thiết.
Với các bước như thế, các CEO có thể bắt đầu xây dựng, cải tiến và tối ưu hệ thống vận hành doanh nghiệp của mình. Thành Rome không chỉ xây trong một ngày nhưng khi xây xong thì mỗi nẻo đường đều dẫn đến thành Rome. Đó chính là con đường của hệ thống kinh doanh chiến thắng - Winning Business Systems!