Vì sao DN Việt Nam không nhận được thông tin từ các nhà nhập khẩu?

Trong khi các nhà lãnh đạo ở cấp vĩ mô luôn luôn kêu gọi cộng đồng doanh nghiệp tìm mọi biện pháp đẩy mạnh xuất khẩu, nhưng các cán bộ thực hiện trong các doanh nghiệp thường không chú ý đến các thao tác mang tính kỹ thuật. Những sơ suất này đã làm mất nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp.

Tiếp xúc giữa các doanh nghiệp tại “Diễn đàn Doanh nghiệp Việt Nam - Chile”, tổ chức tại Santiago, Chile, ngày 15/5/2009 - Ảnh: Ngô Phong.

Tại thị trường nước ngoài, Thương vụ Việt Nam tại Chile và một số thương vụ khác khi tìm được các đối tác nhập khẩu đều giới thiệu cho các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, chỉ có khoảng 40- 50% số doanh nghiệp trong nước nhận được thông tin, số còn lại không nhận được hoặc đã nhận nhưng không trả lời.

Tháng 7/2006, ông Francisco Saez C. Chủ tịch Phòng Thương mại Chile - Việt Nam, kiêm Tổng giám đốc Công ty Fasco S.A Chile - là diễn giả đọc tham luận tại “Diễn đàn Doanh nghiệp Việt Nam - Chile”. Khi đoàn xúc tiến thương mại quốc gia của Việt Nam khảo sát thị trường nước sở tại hội thảo, ông cho biết, khi các doanh nghiệp Chile gửi e-mail giao dịch với các doanh nghiệp Việt Nam, họ nhận được rất ít e-mail trả lời của doanh nghiệp Việt Nam. Một số doanh nghiệp Việt Nam chỉ giao dịch một hoặc hai lần, sau đó không trả lời nữa, mà không nêu bất cứ lý do gì, đa số doanh nghiệp còn lại không trả lời.

Ông ta đã dẫn chứng 10 tập hồ sơ đã giao dịch với các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua và nhắc các doanh nghiệp Việt Nam, khi nhận được e-mail hỏi hàng của các nhà nhập khẩu, nếu không cung cấp được hàng hóa, cũng nên trả lời cho họ biết.

Một ví dụ khác, tháng 7/2008, tập đoàn đa quốc gia Cencosud, trụ sở tại Chile, có nhu cầu nhập khẩu hàng may mặc của Việt Nam. Thương vụ Việt Nam tại Chile đã chọn 9 doanh nghiệp xuất khẩu có uy tín tại trang web của Bộ Công Thương (www.moit.gov.vn), để giới thiệu cho khách hàng.

Sau khi khách hàng gửi e-mail riêng cho 9 doanh nghiệp này, chỉ có một doanh nghiệp trả lời đã có đơn hàng, không nhận đơn hàng mới, 8 doanh nghiệp còn lại không trả lời khách hàng.

Trong tháng 8/2010 vừa qua, Thương vụ Việt Nam tại Chile tìm được một doanh nghiệp Chile có nhu cầu nhập khẩu quần áo và thiết bị bảo hộ lao động. Thương vụ đã gửi e-mail giới thiệu nhà nhập khẩu cho 5 doanh nghiệp trong nước (gửi e-mail 3 lần) và đã fax cho các doanh nghiệp này (có 2 doanh nghiệp không gửi fax được). Ngoài ra, Thương vụ đã trực tiếp điện thoại cho các doanh nghiệp, được biết các doanh nghiệp vẫn đang sản xuất các mặt hàng trên. Tuy nhiên cho đến nay 5 doanh nghiệp này vẫn không trả lời mà không nêu bất cứ một lý do gì.

Trong giao dịch thương mại, không phải tất cả các quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới đều biết Việt Nam có mã quốc gia là (+84). Do đó, khi các nhà nhập khẩu tìm được trang web của các doanh nghiệp Việt Nam, khi họ muốn điện thoại hoặc gửi fax cho doanh nghiệp của ta, nếu họ thực sự quan tâm, họ sẽ tra cứu mã quốc gia để gọi, hoặc có thể bỏ luôn để tìm thông tin khác, điều đó sẽ làm cho các doanh nghiệp nêu trên mất cơ hội kinh doanh.

Hoặc có doanh nghiệp ghi thừa số “0”, trước mã vùng của số điện thoại cố định và số fax, ví dụ như: số điện thoại: 084-08-3965 01xx và số fax: 084-08-6264 31xx. Với cách ghi như trên, khi khách hàng muốn gọi điện thoại hoặc gửi fax, sẽ không thực hiện được, vì thừa số “0”.

Trên đây chỉ là một vài ví dụ điển hình trong quá trình giao dịch tại Chile (hoặc một số thương vụ khác), thực tế còn rất nhiều các trường hợp tương tự.

Qua tìm hiểu, Thương vụ Việt Nam nhận thấy một số nguyên nhân chính sau đây, khiến cho doanh nghiệp trong nước không nhận được thông tin của các Thương vụ, hoặc khách hàng:

Máy chủ (server) của doanh nghiệp bị lỗi kỹ thuật; doanh nghiệp chỉ để một e-mail liên hệ, nên e-mail này thường bị đầy (full); một số e-mail của khách hàng mới, bị máy chủ nghi ngờ là “thư rác”, nên cho vào mục “thư rác - spam”.

Điện thoại và fax không ghi mã quốc gia và mã vùng, hoặc không bổ sung thêm một số vào điện thoại hoặc fax (ví dụ: 3xxx xxxx), khi Việt Nam tăng thêm một số; đổi e-mail khác, nhưng không cập nhật lại trên trang web; đã có đơn hàng đang sản xuất, nên không quan tâm đến khách hàng mới; nhận được e-mail nhưng không trả lời, không nêu lý do.

Để giải quyết tình trạng trên, Thương vụ Việt Nam tại Chile nêu các giải pháp khắc phục và một số khuyến cáo đối với các doanh nghiệp trong nước như sau:

Thứ nhất, luôn luôn để từ 2- 3 địa chỉ e-mail chính, trên trang web của doanh nghiệp; thường xuyên kiểm tra e-mail, tải và ghi lại dữ liệu của các files có dung lượng nặng và xóa các e-mail này, vì đây là nguyên nhân làm cho e-mail của doanh nghiệp bị đầy. Thỉnh thoảng kiểm tra lại mục “thư rác- spam", để khôi phục lại các e-mail của khách hàng, bị máy chủ cho nhầm vào mục này; nên mở thêm một địa chỉ e-mail dự phòng tại Gmail, Yahoo hoặc Hotmail… đề phòng máy chủ thuê bao bị lỗi kỹ thuật, hoặc e-mail chính bị đầy (do quên chưa xóa bớt), doanh nghiệp vẫn có thể nhận được thông tin của các thương vụ hoặc khách hàng.

Thứ hai, nhắc nhân viên phụ trách tin học kiểm tra lại các số điện thoại của doanh nghiệp đã đăng trên trang web của doanh nghiệp, hoặc liên hệ với cán bộ phụ trách các trang web của Bộ Công Thương (www.moit.gov.vn), Cổng thông tin xuất khẩu Việt Nam (www.vnex.com.vn), Cổng thương mại điện tử Quốc gia (www.ecvn.com), chuyên trang Thương vụ Việt Nam (www.thuongvuvietnam.com) hoặc mục thành viên, đăng tại trang các web của hiệp hội ngành hàng, trung tâm xúc tiến thương mại của các sở công thương, để yêu cầu bổ sung mã quốc gia, mã vùng, và thêm một số vào điện thoại/fax thuê bao của doanh nghiệp mình (nếu thiếu).

Thứ ba, nếu thay đổi địa chỉ e-mail, phải cập nhật ngay trên trang web, hoặc thông báo cho các khách hàng có quan hệ thường xuyên với doanh nghiệp.

Thứ tư, nếu đã có đơn hàng, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng mới, cũng nên trả lời và ghi lại địa chỉ của họ để giao dịch vào lần sau. Trên thực tế rất nhiều doanh nghiệp đã gặp phải trường hợp khi khách hàng cũ không nhập khẩu nữa, do không ghi lại địa chỉ của khách hàng mới, nên khi cần không có địa chỉ để liên hệ.

Thứ năm, khi nhận được e-mail/fax của các thương vụ (hoặc khách hàng), ghi đích danh tên doanh nghiệp mình, mặc dù không cung cấp được hàng hóa, hoặc do bất cứ lý do nào, vẫn nên trả lời cho các thương vụ hoặc khách hàng, vì đây là văn hóa trong kinh doanh (trừ các e-mail gửi quảng cáo hàng loạt).

Ngược lại, khi doanh nghiệp trong nước gửi e-mail cho thương vụ (hoặc khách hàng), trong 3 ngày làm việc (working day) không nhận được trả lời, xin vui lòng gửi lại, fax hoặc điện thoại cho các thương vụ (khách hàng) biết.