Phản hồi để quản lý công việc hiệu quả hơn

Đưa ra phản hồi là một phương pháp hữu hiệu để quản lý công việc của đội ngũ nhân viên mà các nhà quản trị nên làm thường xuyên.

Đọc E-paper

Đưa ra phản hồi là một phương pháp hữu hiệu để quản lý công việc của đội ngũ nhân viên mà các nhà quản trị nên làm thường xuyên.

Theo Christopher D. Lee – chuyên gia nhân sự – diễn giả, đồng thời là tác giả một số đầu sách hay về quản trị nhân sự, nhà quản trị sau khi nắm bắt được thông tin về tình trạng và chất lượng công việc của các nhân viên dưới quyền cần sớm nêu ý kiến phản hồi của mình để động viên, hỗ trợ, định hướng, điều chỉnh… nhằm giúp đội ngũ nhân viên nâng cao kết quả và hiệu quả làm việc, đồng thời bảo đảm là cấp quản lý và nhân viên đồng bộ và thống nhất với nhau về tiêu chuẩn và kỳ vọng cho công việc.

Nên phân biệt rõ sự khác nhau giữa phản hồi và đánh giá công việc, cho dù chúng có một số điểm tương đồng. Nếu đánh giá công việc là sự nhìn nhận lại quá trình thực hiện công việc của nhân viên, có liên quan tới việc khen thưởng hoặc kỷ luật và ý kiến đánh giá có thể mang tính chủ quan, khiến một số nhân viên lo ngại và có phản ứng tiêu cực thì phản hồi là sự cung cấp thông tin tức thời về các hoạt động đang diễn ra, nói chung các ý kiến đều được xem là khách quan nên nhân viên lắng nghe và tuân thủ, không có những biểu hiện tiêu cực.

Khi nhà quản trị cung cấp phản hồi đều đặn cả về chất và lượng đối với công việc của nhân viên, nhân viên sẽ hiểu rõ là cần phát huy điều gì, cần cải tiến ở khâu nào để nâng cao hiệu quả công việc. Khi phản hồi của nhà quản trị chỉ ra đâu là những trở lực ngăn cản nỗ lực làm việc của nhân viên thì bản thân họ như được tháo “vòng kim cô”, còn nhà quản trị cũng không phải tốn nhiều thời gian cho việc theo dõi cấp dưới làm việc để tập trung thời gian và sức lực cho các việc khác.

Nhà quản trị có thể phản hồi ngay lập tức khi phát hiện ra điều nào đó đang cản trở nỗ lực làm việc của nhân viên và cũng có thể phản hồi định kỳ, ví dụ trong cuộc họp giao ban đầu tuần để hướng mọi nỗ lực của đội ngũ nhân viên theo đúng mục tiêu trước mắt cần đạt được. Nói tóm lại, sự phản hồi liên tục của nhà quản trị là rất cần thiết để nâng cao năng suất lao động của từng cá nhân và kết hợp mọi nguồn lực tạo ra thành công của một tập thể.

Một nhà quản trị chỉ dựa vào công cụ đánh giá hiệu quả công việc mà không quan tâm đến trách nhiệm phản hồi thường xuyên cho cấp dưới là loại sếp quan liêu. Họ chỉ làm công việc đánh giá kết quả làm việc của đội ngũ nhân viên theo giai đoạn (thường là hằng quý, nửa năm, cả năm), nhưng cách làm đó giống như việc cung cấp một liều thuốc lớn cho con bệnh, khiến nhân viên có thể bị sốc. Không hiếm trường hợp nhân viên xin nghỉ việc khi biết mình bị cấp trên đánh giá thấp, mà đánh giá đó vừa mang tính chủ quan, vừa chậm trễ. Ý kiến phản đối của nhân viên thường là: “Tại sao sếp không nói ngay cho tôi biết mà để đến tận lúc này?”. Điều đó chứng tỏ nếu nhà quản trị phản hồi kịp thời thì sẽ giải tỏa ngay được nhiều vấn đề, trong đó có cả những thông tin nhiễu, giúp nhân viên điều chỉnh công việc dễ dàng hơn.

Nhân viên muốn phản hồi của nhà quản trị được đưa ra cùng với hướng cải tiến cụ thể. Nếu phản hồi chỉ nêu ra một thực trạng yếu kém nào đó mà không có phân tích để giúp nhân viên hiểu rõ vấn đề và chủ động tự điều chỉnh thì nội dung phản hồi chỉ tạo thêm thách thức cho nhân viên mà thôi. Điều quan trọng là phản hồi của nhà quản trị giúp nhân viên nhanh chóng cải thiện được năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc, còn việc đánh giá năng lực và thành tích của nhân viên là việc khác, được thực hiện ở những thời điểm khác. Phản hồi thường xuyên sẽ làm giảm đi độ tiêu cực của đánh giá cuối năm và giúp điều chỉnh chất lượng công việc gần như tức thời.