Giúp sếp đa năng làm việc hiệu quả

Trong thế giới năng động ngày nay, kỹ năng giải quyết nhiều công việc cùng một lúc được xem là một tố chất quan trọng của một nhà lãnh đạo và quản lý.

Tuy nhiên, kỹ năng này cũng có thể đem đến cho một nhà quản lý nhiều rắc rối, nhất là khi nhà quản lý ấy đang có vấn đề trong việc kiểm soát công việc. Những vị sếp “tham công tiếc việc” là những người không bao giờ “nói không” với bất cứ một dự án lớn nhỏ nào, nhưng họ cũng sẽ không để cho các thành viên khác trong dự án có được thẩm quyền để thực hiện các công việc một cách độc lập.

Điều đáng nói là tình trạng trên xảy ra rất phổ biến ở những doanh nghiệp mới thành lập vốn có nguồn lực hạn chế và lại phải đối phó với nhiều rủi ro. Khi phải làm việc với một vị sếp đa năng, các nhân viên có xu hướng trở nên căng thẳng và mệt mỏi rất nhanh.

Thực tế cũng cho thấy, tính “ôm việc” thường xảy ra ở những vị sếp ở khối vận hành và tác nghiệp hơn là những nhà quản lý ở các lĩnh vực khác như kinh doanh, tiếp thị… Những nhà quản lý hoạt động tuyến sau (back-office) của doanh nghiệp thường là những người giỏi về kỹ thuật, hiểu biết sâu về các chi tiết của công việc, cam kết cao, tận tụy và rất có trách nhiệm.

Nhưng khi can thiệp quá sâu vào tất cả mọi việc thì họ có thể trở thành những tác nhân cản trở sự phát triển của tổ chức.

Theo Samuel B. Bacharach, Giám đốc của Viện Nghiên cứu công sở, một tổ chức có trụ sởở New York City (Mỹ), các nhà quản lý đa năng thường có chung một số đặc điểm sau đây:

• Muốn tham gia tất cả các cuộc họp.
• Gửi đi quá nhiều thư điện tử.
• Nội dung các bức thư điện tử của họ quá chi tiết.
• Gọi điện thoại nhiều hơn nhận điện thoại.

Những nhà lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp cần làm gì để khai thác thế mạnh của những nhà quản lý đa năng đồng thời giúp họ khắc phục những hạn chế do kỹ năng này tạo ra? Bacharach đưa ra những lời khuyên sau đây.

1. Huấn luyện kỹ năng giao việc

Vấn đề của những vị sếp đa năng là họ luôn cảm thấy rằng mình phải là người nắm phần lớn mọi công việc. Kết quả là nhân viên của họ sẽ trở nên mù mờ, không nắm được việc gì rõ ràng từ đầu đến đuôi, không biết được chuyện gì sẽ xảy ra khi nào và ở đâu.

Thách thức của các nhà lãnh đạo cấp cao chính là huấn luyện cho những nhà quản lý đa năng kỹ năng giao việc, chỉ cho họ thấy được cách vẫn giữ sự liên quan nhưng không kiểm soát quá sâu đến công việc của nhân viên.

2. Hoàn thiện kỹ năng lắng nghe

Một trong những nhược điểm của các nhà quản lý đa năng là không lắng nghe và không tiếp thu ý kiến của những người khác. Họ thường cắt ngang một cuộc đối thoại và đưa ra các kết luận quá nhanh. Họ phải học cách lắng nghe hiệu quả và không nên ngắt lời người khác.

3. Nâng cao ý thức an toàn và chất lượng công việc

Các nhà quản lý đa năng thường cảm thấy họ cần phải tạo ra cho mình nhiều quyền lực và họ nghĩ rằng cách duy nhất để đạt được điều này là kiểm soát càng nhiều việc càng tốt.

Bacharach khuyên các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên nói rõ với những nhà quản lý đa năng rằng họ vẫn luôn được đánh giá cao vì những đóng góp của họ nhưng chất lượng và sự an toàn cho công việc phải là yếu tố quan trọng hơn số lượng công việc mà họ có thể đảm nhận.

4.Đề cao tinh thần làm việc đồng đội

Các nhà quản lý đa năng thường không hiểu hết và không đánh giá cao được lợi ích của việc làm theo nhóm. Hãy cho họ thấy rằng làm việc theo nhóm sẽ giúp nâng cao năng lực của tổ chức và chất lượng công việc.

5. Quản lý thời gian linh hoạt hơn

Những nhà quản lý đa năng thường tự đặt mình cũng như các đồng nghiệp khác vào những giới hạn thời gian hoàn thành công việc không cần thiết. Họ tạo ra sự khẩn cấp đôi khi quá mức cho các công việc hay dự án. Kết quả là họ làm cho nguồn lực của nhóm trở nên quá “mỏng”, không đạt được các kết quả như mong đợi.

Bacharach khuyên các nhà lãnh đạo cấp cao nên huấn luyện cho các vị sếp đa năng cách quản lý thời gian linh hoạt hơn và làm cho họ hiểu rằng các hạn mức thời gian không phải là một công cụ để đảm bảo chất lượng công việc.