Chuẩn bị trước khi gặp nhân viên

Khi nhân viên xin gặp hoặc định kỳ phải gặp trực tiếp theo quy định thì người quản lý nên làm gì để cuộc gặp được xem là “đạt”?

Đọc E-paper

Cuộc gặp nhân viên, dù định kỳ hay không, đều là cơ hội tốt để giúp nhân viên có thêm động lực và có sự dấn thân vào công việc hơn. Theo Julie Cooper, trong cuốn Face to face in the workplace (Spring Development, 2012), các cuộc gặp thường có một số nét chung như sau: (1) Người quản lý có dịp thảo luận với nhân viên về công việc và nói lên sự tiến bộ trong năng lực làm việc của nhân viên; (2) Nhân viên có cơ hội nói lên các vấn đề liên quan đến công việc, những thành công đạt được trong công việc và cả những chuyện đời thường mà người quản lý chưa biết hoặc đã vô tình bỏ qua; (3) Các vấn đề tiềm ẩn có liên quan đến nhân viên cần được thảo luận và giải quyết; (4) Những vấn đề sắp làm và những điểm cần thống nhất; (5) Mối quan hệ nhân viên và người quản lý được củng cố qua các lần gặp mặt.

Để bảo đảm hiệu quả buổi gặp, người quản lý cần phải suy nghĩ trước, để tự mình trả lời một số vấn đề thông thường như:

• Lâu nay nhân viên này làm việc ra sao?

• Điều gì có vẻ đang ngăn cản nhân viên này làm việc đúng với năng lực của họ?

• Với nhân viên này, điều gì giúp họ làm việc tốt hơn?

• Cần thảo luận với nhân viên này về những gì sắp làm trong tương lai?

• Có thể giao những việc gì để giúp nhân viên này nâng cao năng lực?

• Có thể động viên nhân viên này cụ thể ra sao?

Các bước đi

Sẽ không có một số bước thực hiện cố định và quy định chặt chẽ nào cho các buổi gặp nhân viên. Có thể vận dụng một số bước sau:

• Đề nghị nhân viên xem có vấn đề gì đặc biệt cần thảo luận, ưu tiên cho các vấn đề này.

• Xem xét kết quả công việc và tiến bộ trong năng lực của nhân viên để đánh giá đúng ngay từ đầu những gì cần trao đổi.

• Đề nghị nhân viên thoải mái phát biểu quan điểm.

• Chuẩn bị những ý kiến sẽ nêu về công việc, thái độ và ứng xử lâu nay (cái được và chưa được) của nhân viên.

• Thảo luận về các nhu cầu học hỏi và phát triển của nhân viên, lắng nghe những ý kiến của họ.

• Thống nhất cho lần gặp tiếp theo.

Thông lệ tốt

Có thể học hỏi các thông lệ tốt vẫn được chia sẻ lâu nay về quy trình của các buổi gặp nhân viên. Có một số bước như sau:

Tìm hiểu điều gì đang tạo động lực cho nhân viên: Vấn đề chính vẫn là người quản lý muốn nhân viên làm việc hiệu quả. Nhưng do có nhiều yếu tố tác động nên phải hiểu mỗi nhân viên có những động lực làm việc khác nhau. Vấn đề là xác định cho đúng động lực này. Một câu hỏi hơi ngô nghê: “Điều gì làm cho nhân viên này muốn đi đến văn phòng làm việc sáng nay?”. Hiểu được động lực ấy sẽ giúp người quản lý dễ dàng hơn rất nhiều, vì sẽ có cách tiếp cận “đạt” nhất.

Hãy uyển chuyển: Mọi kịch bản gợi ý chỉ để phác thảo cho người quản lý chủ động trong cuộc gặp. Còn thứ tự công việc có thể uyển chuyển nhằm khuyến khích nhân viên ra khỏi vùng an toàn của họ. Các biện pháp như huấn luyện, thử thách, giao việc và lời khen được dùng ra sao cũng nằm trong tinh thần uyển chuyển đó.

Lập tài liệu cho mỗi nhân viên: Không thể nhớ hết mọi chi tiết trong gặp gỡ và trao đổi với nhân viên, nên cần ghi nhận lại thành tài liệu. Việc làm này giúp cho những lần gặp mang tính liên tục và nhân viên thấy việc gặp họ được coi trọng, được ghi nhận rõ ràng, loại bỏ đi sự cảm tính. Việc ghi nhận thường xuyên kết quả cuộc gặp là một nét văn hóa, giống như văn hóa ghi biên bản các buổi họp công ty vậy. Nó chứa đựng một giá trị lớn hơn chúng ta tưởng tượng.

Cuäng có cảnh báo: Đôi khi cuộc gặp bị hoãn vì người quản lý cảm thấy chưa nhất thiết phải có cuộc gặp như vậy, hoặc do có việc khác đột xuất. Tuy nhiên, bản thân việc hoãn gặp ấy lại chứa đựng một thông điệp đối với nhân viên, khiến họ nghĩ ngay là công việc của mình không quan trọng, hoặc người quản lý không quan tâm gì đến họ. Vậy nên khi buộc phải hoãn, cần có lời xin lỗi để nhân viên đó không có suy nghĩ như vậy.

Đừng làm cho các cuộc gặp dẫn đến kết quả là giảm đi nhiệt tình của nhân viên.