Tạo lập tài chính hội bền vững

Trước thềm Đại hội Hiệp hội Doanh nghiệp TP.HCM (HUBA) lần thứ VI dự kiến tổ chức vào giữa năm 2014, tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm tạo lập tài chính bền vững cho các tổ chức hội.

Về nguyên tắc, các hội khi ra đời phải độc lập về tài chính, tự cân đối tài chính cho các hoạt động của mình. Trên thực tế điều này không phải dễ vì có hội không thu được hội phí, không tự cân đối được tài chính.

Hội Mỹ nghệ và Chế biến gỗ TP.HCM (HAWA), phải tự trang trải chi phí thuê văn phòng và trả lương cho nhân viên chuyên trách. Cứ 50 hội viên, HAWA tuyển một nhân viên. Hiện nay với 330 hội viên, văn phòng Hội có 6 nhân viên có trình độ đại học.

Hội viên HAWA quan niệm Hội là ngôi nhà chung mà ở đó mỗi hội viên là người chủ với tư cách là người đóng góp kinh phí đầu tư thông qua hội phí, cùng xây dựng và duy trì linh hồn của Hội. Hội viên cũng là khách thể vì có quyền yêu cầu Hội bảo vệ quyền lợi hợp pháp và cung cấp ngày một nhiều lợi ích.

Hội phí và lệ phí gia nhập Hội là nguồn thu hợp pháp và bền vững nhất của Hội. Tổng nguồn hội phí của HAWA khoảng 900 triệu đồng/năm. Nếu thu đủ sẽ trang trải được chi phí thuê văn phòng, tiền lương nhân viên và thông tin liên lạc, là những thứ mà những người chủ phải trả.

HAWA là một hội hoạt động tương đối tốt nhưng hội phí cũng chỉ thu được từ 50 - 85%, không đủ chi cho các khoản trên. Muốn thu được đủ tiền thì hoạt động và dịch vụ của Hội phải thiết thực, đa dạng, phong phú. Để làm được vậy cần phải có tiền.

Đây là chuyện "con gà và quả trứng", là việc mà những người chủ của Hội và BCH phải quan tâm xây dựng các mục tiêu công tác và phải là những nhà quản trị giỏi, biết kiếm tiền. Một người chủ không làm tròn nghĩa vụ thì không thể đòi hỏi những người làm thuê cho mình (nhân viên) mang lại quyền lợi nhiều hơn.

Vì hội phí không đủ trang trải cho các mục tiêu trên, nên BCH HAWA phải cân nhắc thu phí từ các dịch vụ như hội thảo, đào tạo, tư vấn... Đó cũng là nguồn thu hợp pháp. Các nhân viên cũng cảm thấy tự hào vì chính họ làm ra tiền để trả lương chứ không lệ thuộc hoàn toàn vào các "ông chủ”.

Đây là một trong những nguồn thu bền vững nhưng cũng là con dao hai lưỡi, vì nếu quyết định mức thu hoặc chất lượng, chủ đề hội thảo, đào tạo, tư vấn không phù hợp thì có thể hạn chế số người tham dự, thu không đủ bù chi. Mức thu ít hay nhiều phụ thuộc vào ba yếu tố chính:

(1) Sự cần thiết về nội dung.

(2) Chất lượng tổ chức và báo cáo viên.

(3) Chi phí tổ chức. Với cách này, trong năm 2013, HAWA đã phối hợp với nhiều đơn vị, tổ chức được 30 hội thảo, hội nghị nhằm cung cấp thông tin thị trường, nâng cao năng lực cạnh tranh cho hội viên; thu hút được 1.147 lượt người tham dự.

Hoạt động kinh tế - thương mại hợp pháp, như đào tạo ngắn và dài hạn, thành lập đơn vị kinh tế độc lập để đầu tư kinh doanh và đóng góp kinh phí cho Hội cũng là nguồn thu bền vững. Bình quân hằng năm HAWA thu được trên 250 triệu đồng từ các khoản này.

Đáp lại chỉ trong năm 2013, HAWA đã mang lại cơ hội tiếp cận thị trường cho 98 doanh nghiệp với tổng mức bán lẻ tại Hội chợ VIFA Home 2013 là 16 tỷ đồng; và 131 doanh nghiệp tiếp cận thị trường quốc tế với tổng giá trị hợp đồng tại VIFA Fair 2013 là 4,25 triệu USD.

Một kinh nghiệm khác từ NHLA (National Hardwood Lumber Association) của Hoa kỳ: Ngân sách hằng năm khoảng 4 triệu USD, trong đó hội phí 40%, hoạt động đào tạo ngắn và dài hạn 30%, các dịch vụ kiểm tra chứng nhận chất lượng gỗ, giải quyết tranh chấp thương mại gỗ 30%.

Nguồn tài trợ trong và ngoài nước là một nguồn thu hợp pháp nhưng không bền vững, không thường xuyên do sự đánh đổi các dịch vụ và quảng bá cho hội viên hoặc đối tác, mặc dù phù hợp với lợi ích của Hội. Nguồn này đòi hỏi nổ lực rất lớn của BCH và đội ngũ nhân viên trong việc tìm kiếm đối tác và nội dung phù hợp với mục đích của hai bên, đem lại dịch vụ tương ứng.

Điều quan trọng là tên tuổi và uy tín của HAWA với đối tác, nếu không có được thì đối tác không hào hứng hợp tác. Thường hoạt động này đem lại lợi ích lớn cho hội viên, nâng cao uy tín của Hội và tích lũy được ít nhiều kinh phí cho các hoạt động khác.

Kêu gọi tài trợ thông qua các lễ hội là nguồn thu tạm thời và không bền vững, không thường xuyên nhưng không thể loại trừ. Nó phụ thuộc rất nhiều về tình hình sản xuất, kinh doanh của hội viên tại thời điểm vận động, thường chỉ bù một phần chi phí để đáp ứng mục tiêu tổ chức không định kỳ. Nếu lạm dụng biện pháp này sẽ tạo nên áp lực từ hội viên, sẽ mất nhiều hơn được, ngoại trừ sự kêu gọi đóng góp vì mục đích từ thiện.

Một khi các hoạt động của tổ chức hội mang lại lợi ích thiết thực thì chính hội viên là người nuôi sống hội bằng sự tham gia tích cực vào các hoạt động và đóng góp kinh phí dưới nhiều hính thức, và hội trở thành một thực thể cần thiết đối với cộng đồng doanh nghiệp chứ không phải là một thực tế mang tính phong trào.

Trong khuôn khổ của bài báo ngắn này, tôi chỉ chia sẻ một số kinh nghiệm về cách tạo lập tài chính cho các tổ chức hội để các thành viên trong HUBA tham khảo, bổ sung và tìm cách làm đúng hướng để cùng phát triển một cách bền vững.